billerbeck KI: Unternehmenswissen finden und Prozesse automatisieren.
billerbeck KI beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Daten, etwa aus PIM, DMS, E-Mails und angebundenen Systemen, und nennt dazu die verwendeten Quellen. Sie übernimmt außerdem ganze Arbeitsabläufe, von der Recherche bis zum fertigen Entwurf. An den Stellen, an denen es darauf ankommt, entscheidet weiterhin ein Mensch.
Was billerbeck KI abdeckt
Thema anklicken, Abschnitt lesenSechs Bereiche, in denen KI heute Arbeit abnimmt, und alle konkreten Einsatzzwecke im Überblick.
Agenten & WorkflowsAuftrag, Modell, Rechte und Skills pro Agent, dazu ein Prozess mit Verzweigung und Rücklauf.
Gute DatengrundlageWarum eine KI die Fehler ihrer Quellen übernimmt und was PIM, DMS und Tasks dagegen beitragen.
RAG & VektorsucheWie die KI die passenden Stellen findet und ihre Antwort mit Quellen belegt.
Kosten & SicherheitDrei Betriebsarten im direkten Vergleich: Daten, Kosten und wofür sich welche eignet.
AnbindungenBestehende Systeme wie SAP, SharePoint oder eigene Datenbanken anbinden.
Konkrete Arbeit.
Nicht nur Antworten.
billerbeck KI ist kein Chatbot. Sie übernimmt Aufgaben, die täglich anfallen, und lässt sich auf zwei Wegen nutzen.
Zwei Wege, dieselbe KI
Im Chat fragen
Eine Frage, eine Antwort aus den freigegebenen Daten, mit Quellenangabe. Für alles, was spontan gebraucht wird.
Als Workflow laufen lassen
Ein Ereignis startet den Prozess, Menschen geben an den festgelegten Stellen frei. Für alles, was wiederkehrt.
Kundenservice und E-Mails
Anfragen einordnen, Vorgang recherchieren, Antwort entwerfen.
Rechnungen, Verträge und Dokumente
Belege erfassen, Fristen erkennen, revisionssicher ablegen.
Produktdaten und Marketing
Texte und Übersetzungen aus geprüften PIM-Daten, samt Hinweis auf fehlende Angaben.
Internes Wissen und Reports
Fragen aus Wiki, Doku und Berichten beantworten, mit Fundstelle.
Qualität und Compliance
Abweichungen und Risikostellen finden und zur Prüfung vorlegen.
Vertrieb und Produktberatung
Produktfragen, Bestellstatus und Verkaufsmuster aus Ihren Daten.
Dokumente
- E-Mails verarbeitenPostfach sortieren, Anfragen einordnen, Antworten vorformulieren.
- Rechnungen einlesenBelege erfassen und ins Buchhaltungssystem übergeben.
- Verträge analysierenFristen, Risiken und kritische Klauseln hervorheben.
- Meeting-ProtokolleTranskribieren, Aufgaben extrahieren, im DMS ablegen.
Wissen
- Wiki und DokuInterne Wissensbasis abrufbar, mit klarer Quellenangabe.
- Reports lesenLange Berichte auf wenige Kernaussagen verdichten.
- ÜbersetzungenTexte marktspezifisch übersetzen, im Stil Ihrer Marke.
- Marketing und TexteProduktbeschreibungen und SEO-Inhalte aus Ihren Daten.
Qualität
- Produktdaten prüfenFehlende Felder, Widersprüche und Lücken melden.
- BildvergleicheProduktfotos gegen Referenz prüfen, Abweichungen melden.
- Compliance prüfenDSGVO, GoBD und Branchenvorgaben gegen Dokumente abgleichen.
- Stammdaten aufbauenStrukturierte Einträge aus PDFs, Mails und Listen.
Kunden
- ReklamationenAnliegen vorqualifizieren, Lösungsvorschlag erstellen.
- BestellstatusERP-Daten in verständliche Auskunft übersetzen.
- ProduktberaterIm Service, im Shop und am POS aus den PIM-Daten antworten.
- Muster erkennenAus Bestell- und Verkaufsdaten Zusammenhänge ableiten.
Nicht eine KI.
Viele Spezialisten.
Eine einzelne, universelle KI ist entweder zu schwach für die schwierigen Aufgaben oder zu teuer für die einfachen. Deshalb arbeitet billerbeck KI mit mehreren Agenten, und der Workflow legt fest, wann welcher arbeitet.
Was einen Agenten ausmacht
klarer Auftrag passendes Modell definierte Rechte freigegebene SkillsSkills sind die Werkzeuge, die ein Agent nutzen darf: Dokumente lesen, im PIM suchen, eine Aufgabe anlegen, eine Mail entwerfen.
E-Mail-Agent
Kundenservice · PostfachAnfragen einordnen, Vorgang recherchieren, Antwort entwerfen.
lokal · Open SourceSortieren, zuordnen, recherchieren, vorformulieren.
Jede Nachricht, die nach außen geht.
Dokumenten-Agent
Belege · Verträge · FristenBelege auslesen, Fristen und Klauseln erkennen, sauber ablegen.
lokal · Open SourceAuslesen, verschlagworten, ablegen, Fristen melden.
Zahlungsfreigaben und alles, was eine Kündigung auslöst.
Produktdaten-Agent
PIM · Texte · ÜbersetzungenAus geprüften Attributen Produkttexte formulieren, mehrsprachig.
extern per API · starkes ModellLücken melden, Texte und Übersetzungen entwerfen.
Veröffentlichung in Shop und Marktplätzen.
Ein Prozess von Anfang bis Ende
An jedem KI-Schritt steht, welcher Agent ihn ausführt und mit welchem Modell. Gibt die Sachbearbeitung den Entwurf nicht frei, läuft der Vorgang mit Kommentar zurück in die Überarbeitung. Ab 500 € Erstattung kommt eine zweite Freigabe dazu.
Das Diagramm lässt sich seitlich schieben
Visuell zusammengestellt
Schritte anlegen und verbinden, statt zu programmieren. Dafür brauchen Sie kein IT-Projekt.
Auslöser frei wählbar
Ein neues Dokument im DMS, eine Statusänderung im PIM, ein Datum oder ein manueller Start.
Fertige Vorlagen
Rechnungsfreigabe, Produktanlage, Onboarding: auswählen, an Ihre Rollen anpassen, loslegen.
Agenten geben ab
Auslesen, prüfen, formulieren: Der Workflow bestimmt, wer wann übernimmt.
Der Workflow steuert den Prozess
Er kennt Reihenfolge, Bedingungen, Fristen und Freigabestellen. Jede Aktion landet im Protokoll: welcher Agent, welches Modell, welches Ergebnis.
billerbeck Tasks zeigt die Aufgaben
Was für Menschen zu tun bleibt, erscheint als Aufgabe mit Kontext und Frist. Niemand muss ein Diagramm lesen, um zu wissen, was heute ansteht. billerbeck Tasks ansehen
„Was in Ihren Daten nicht steht, kann ich Ihnen nicht sagen. Und was falsch drinsteht, gebe ich falsch weiter. Deshalb hängt so viel an der Datenbasis.“
Erst die Datenbasis.
Dann die Antwort.
Eine KI übernimmt Fehler, Lücken und Widersprüche aus ihren Quelldaten. Ein besseres Modell repariert das nicht, es formuliert die falsche Auskunft nur überzeugender.
Ungepflegte Datenbasis
- ✗Die KI füllt Lücken mit plausiblen, aber unbelegten Angaben
- ✗Sie greift auf veraltete Stände zu, ohne das kenntlich zu machen
- ✗Niemand kann prüfen, woher eine Aussage stammt
Nach dem ersten falschen Ergebnis nutzt niemand das System mehr freiwillig.
Gepflegte Datenbasis
- ✓Antworten stammen aus geprüften, aktuellen Quellen
- ✓Die Version zeigt, wie aktuell eine Information ist
- ✓Fehlt etwas, sagt billerbeck KI das, statt es zu ergänzen
Jede Aussage bleibt auf das Quelldokument zurückführbar.
Was PIM, DMS und Tasks dazu beitragen
Diese Datenbasis entsteht nicht von selbst. Wer PIM, DMS oder Tasks von billerbeck nutzt, hat sie bereits: strukturiert und versioniert, mit geklärten Leserechten. Hier steht, was die KI in jedem Modul liest und was sie dort schreiben darf.
Produktdaten
- Attribute, Varianten und Einheiten
- Medien und Zuordnungen
- Übersetzungen und Kanalstände
- Textentwürfe in die Beschreibungsfelder
- Meldungen zu Lücken und Widersprüchen
Dokumente
- Rechnungen, Lieferscheine, Verträge
- Frühere Versionen und Freigabestände
- Wer welches Dokument sehen darf
- Metadaten, Verschlagwortung, Ablageort
- Erkannte Fristen als Aufgabe
Aufgaben
- Offene Vorgänge und Zuständigkeiten
- Fristen und Eskalationsstufen
- Neue Aufgaben mit Kontext und Quelle
- Freigabeschritte aus dem Workflow
Alle drei liegen auf einer gemeinsamen Datenbasis, deshalb entfällt der Umweg über Exporte und Zwischenstände. Ein Beleg, den der Dokumenten-Agent im DMS ablegt, ist im selben Moment die Quelle, aus der der E-Mail-Agent zitiert. Plattform-Verbund ansehen
Erst suchen.
Dann antworten.
Die Datenbasis steht. Bleibt die Frage, wie die KI darin das Richtige findet. billerbeck KI arbeitet dafür mit RAG, kurz für Retrieval-Augmented Generation: Statt aus dem Gedächtnis des Modells zu antworten, sucht das System zuerst in Ihren freigegebenen Daten.
Eine Frage wird gestellt
Im Chat eingegeben oder automatisch aus einem Workflow ausgelöst.
Passende Inhalte werden gesucht
In den freigegebenen Daten, über Bedeutung statt über Stichwörter.
Die Antwort wird mit Quellen formuliert
Mit Verweis auf die Stellen, aus denen sie hergeleitet ist.
RAG reduziert unbelegte Antworten und macht Ergebnisse durch Quellen nachvollziehbar.
Embeddings und Vektordatenbank
Eine Stichwortsuche scheitert, sobald Frage und Dokument unterschiedliche Wörter verwenden: Wer „Wie lange kann ich das Gerät zurückgeben?“ fragt, findet nichts, wenn im Vertrag „Widerrufsfrist“ steht.
Embeddings bilden die Bedeutung von Textabschnitten als Zahlenfolgen ab. Die Vektordatenbank nutzt diese Darstellung, um inhaltlich ähnliche Stellen zu finden. Sie ersetzt die Originaldokumente nicht, sondern verweist auf die passenden Passagen.
Dokument
Vertrag, Datenblatt oder Wiki-Seite aus Ihrem Bestand.
In Abschnitte zerlegt
Damit die Antwort später auf die richtige Stelle zeigen kann.
Als Embedding abgelegt
Inhaltlich ähnliche Abschnitte bekommen ähnliche Zahlenfolgen.
Nächste Treffer gesucht
Auch die Frage wird umgerechnet. Verglichen werden dann die Zahlenfolgen, nicht die Wörter.
Die Rechte des Originals gelten mit: Wer ein Dokument nicht sehen darf, bekommt es auch nicht als Quelle. Die Vektordatenbank läuft auf Ihrer eigenen Infrastruktur mit, Ihre Inhalte gehen also nicht an einen fremden Suchdienst. Neue und geänderte Dokumente zieht das System laufend nach, sodass niemand einen Suchindex von Hand pflegen muss.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen.
Sie entscheiden, wo gerechnet wird.
Wer KI-Dienste nutzt, schickt in der Regel Daten in fremde Rechenzentren und zahlt nach Token. Beides lässt sich über die Betriebsart steuern, die Sie pro Aufgabe wählen.
| Betriebsart | Daten | Kosten | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| LokalOn-Premise | bleiben im eigenen Einflussbereich | Hardware, Strom und Betrieb; keine zusätzlichen API-Tokenkosten | sensible und häufig wiederkehrende Aufgaben |
| Deutschland-Hostingbei einem deutschen Anbieter | nach vereinbartem Hostingmodell | feste monatliche Pauschale, planbarer Betrieb | Betrieb ohne eigene Serveradministration |
| Externe APIgezielt zugeschaltet | nur ausdrücklich freigegebene Daten | variable Tokenkosten je Menge und Modell | besonders anspruchsvolle Einzelaufgaben |
Lokal laufen offene Modelle wie Llama, Mistral oder Qwen, die sich austauschen lassen, sobald bessere erscheinen. Extern kommen etwa Claude, GPT oder Gemini infrage, auf Wunsch als EU-Variante.
Hybrides Routing: pro Aufgabe eine Betriebsart
Die drei Zeilen schließen sich nicht aus. Jeder Agent bekommt seine eigene Zuordnung, und Sie legen sie fest. Der Dokumenten-Agent bleibt in Zeile eins, weil er Verträge liest. Der Produktdaten-Agent darf in Zeile drei, weil er nur freigegebene Attribute sieht. Danach entscheidet das System pro Aufgabe nach diesen vier Kriterien:
Zeitunkritisches läuft nachts
Vieles muss nicht sofort fertig sein, etwa Reports zu verdichten oder Texte für tausende Artikel zu entwerfen. Solche Aufgaben lassen sich nachts lokal verarbeiten, wenn die eigene Hardware ohnehin wenig ausgelastet ist.
Am Morgen liegen die Ergebnisse vor, ohne dass dafür Tokenkosten angefallen sind.
01:12Reports zusammengefasst✓ 42
02:05Produkttexte geprüft✓ 1.847
02:51Rechnungen verarbeitet✓ 23
03:20Verträge analysiert✓ 2
03:42Alles bereit zur Freigabe.
In Ihrer Systemlandschaft
oder im billerbeck-Verbund.
Beide Wege sind vorgesehen, und beide führen zum selben Ergebnis. Der Unterschied liegt nur darin, wie viel Anbindungsarbeit vorher anfällt.
Bestehende Systeme anbinden
Dokumentablagen, Geschäftssysteme, Postfächer und eigene Datenbanken. Steht Ihr System nicht dabei, prüfen wir die Anbindung, denn das ist Maßarbeit und kein Modulkauf.
- SAP
- Navision
- Sage
- DATEV
- Lexware
- SharePoint
- OneDrive
- Confluence
- Notion
- Outlook / Exchange
- IMAP
- Salesforce
- HubSpot
- Shopware
- WooCommerce
- SQL-Datenbanken
- REST- und GraphQL-APIs
- Netzlaufwerke
- Wikis und Intranets
Mit PIM, DMS und Tasks starten
Wer diese Module schon nutzt, hat die Datenbasis fertig vorliegen: strukturiert, versioniert, mit geklärten Leserechten. Es entfällt der Aufwand, Quellen erst zugänglich zu machen.
- PIMProduktdaten mit Attributen, Varianten und Übersetzungen.
- DMSDokumente versioniert und freigegeben, inklusive Leserechten.
- TasksAufgaben und Freigaben, die aus den Workflows entstehen.
Beides lässt sich mischen. Ein Agent kann aus dem DMS lesen und gleichzeitig den Bestellstatus aus Ihrem bestehenden ERP holen.
billerbeck KI:
die wichtigsten Antworten.
billerbeck KI ist KI-Assistent und Workflow-Engine in einem: Sie beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Daten, etwa aus PIM, DMS und E-Mails, und führt Prozesse aus, in denen die KI zuarbeitet und Menschen an definierten Stellen entscheiden. Nutzen lässt sie sich im Chat oder als Workflow.
Ja, wenn Sie das wollen. billerbeck KI läuft auf Wunsch on-premise oder auf Servern in Deutschland. Pro Agent legen Sie fest, welche Daten verwendet werden dürfen; an externe Modelle geht nur ausdrücklich Freigegebenes.
Über die Betriebsart pro Aufgabe. Lokal verarbeitete Aufgaben verursachen keine zusätzlichen API-Tokenkosten, dafür bleiben Hardware, Strom und Betrieb. Externe Modelle rechnen nach Token ab und werden gezielt dort eingesetzt, wo ihre Stärke gebraucht wird.
Dann soll sie das sagen, statt die Lücke zu füllen. Weil Antworten aus freigegebenen Daten hergeleitet und mit Quellen belegt werden, lässt sich jede Aussage am Original prüfen. Das reduziert unbelegte Antworten, ersetzt die menschliche Prüfung aber nicht.
Nein. billerbeck KI lässt sich an bestehende Systeme wie SAP, SharePoint, Confluence, E-Mail und eigene Datenbanken anbinden. Wer PIM, DMS oder Tasks von billerbeck nutzt, hat die passende Datenbasis allerdings schon vorliegen.
Nein. Die KI übernimmt Fleißarbeit wie Suchen, Auslesen und Vorformulieren; an den entscheidenden Stellen entscheidet ein Mensch. Ziel ist, Zeit besser zu nutzen und Fehler zu vermeiden, nicht Stellen zu ersetzen.
Einen eigenen Prozess mit billerbeck KI prüfen lassen.
Zeigen Sie uns einen Ablauf, der heute Zeit kostet. Wir sagen Ihnen, welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen, wo eine Freigabe bleiben sollte und welche Betriebsart dazu passt.
