Daten in Textfeldern,
Rechnungen auf Papier.
Die billerbeck Betten-Union stellt seit 1921 Bettdecken, Kissen und Topper her und verkauft sie unter drei Marken über Online-Shops, den Handel, eigene Home Stores sowie an Hotels und Geschäftskunden. Jeder dieser Wege braucht andere Artikeldaten, und genau dort lag das Problem.
Ein Teil der Artikeldaten stand in Textfeldern im ERP. Durchsuchen oder auswerten ließ sich das nicht. Andere Angaben steckten in gespeicherten Etiketten oder in Excel-Dateien, die jemand auf dem eigenen Laufwerk pflegte. Wer wissen wollte, welche Decken eine bestimmte Füllung haben, musste suchen und hoffen, dass die Liste aktuell war.
Bei den Dokumenten sah es ähnlich aus, nur mit mehr Papier. Eine Rechnung wurde ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und dann abgelegt. Und jeder Standort arbeitete mit eigenen Systemen, eigenen Anpassungen und eigenen Kosten.
In eigener Sache: Die billerbeck Betten-Union ist das Mutterunternehmen von billerbeck IT Solutions. Die Software ist für genau diesen Betrieb entstanden, weil am Markt nichts passte. Deshalb zeigt dieser Bericht ziemlich ungeschönt, wie sie im Alltag läuft.
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Steckbrief
- Unternehmen
- billerbeck Betten-Union, Kraichtal
- Branche
- Herstellung von Bettwaren, seit 1921
- Marken
- billerbeck, Swiss Dream, Dauny
- Vertrieb
- Online-Shops, Handel, Home Stores, Hotels und Geschäftskunden
- Standorte
- Deutschland, Schweiz, Österreich, Ungarn
- Im Einsatz
- PIM, DMS, Tasks, billerbeck KI
- Im PIM
- rund 20.000 Artikel und Varianten in 15 Sprachen
- Angebunden
- Shopware, Otto, Amazon
Ein Baustein nach dem anderen.
Eingeführt wurde nicht alles auf einmal, sondern dort, wo es am meisten drückte. Jeder neue Baustein arbeitet auf denselben Daten wie der vorherige.
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vor rund 4 Jahren
PIM
Die Artikeldaten kommen aus Textfeldern, Etiketten und Excel an eine Stelle, mit Attributen, die sich durchsuchen und auswerten lassen. Von dort gehen sie an Shopware, Otto und Amazon.
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seit 2025
DMS
Dokumente und Rechnungen laufen digital, statt ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt zu werden.
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seit 2026
Tasks und KI
Aufgaben hängen am Vorgang. Rechnungsfreigabe sowie Marketing- und SEO-Optimierung laufen als KI-Workflows automatisch.
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läuft gerade
Schweiz, Österreich, Ungarn
Die übrigen Standorte ziehen nach. Am Ende arbeiten alle mit demselben System statt mit eigenen Lösungen.
Was heute im PIM liegt.
Ein Sortiment aus Bettdecken, Kissen und Toppern klingt überschaubar. Mit Größen, Wärmeklassen, Füllungen und drei Marken wird daraus schnell eine fünfstellige Zahl an Artikeln, und jede davon braucht Texte in vielen Sprachen.
Werte gerundet, Stand Oktober 2026.
Zum Glück haben wir das PIM, sonst hätte das Tage gedauert.
Der Anlass: Neue EU-Vorgaben wie der digitale Produktpass und die EmpCo-Richtlinie gegen irreführende Umweltaussagen verlangten Änderungen an den Produktdaten. Weil alle Artikel im PIM liegen, waren die Anpassungen in Minuten erledigt, quer über das ganze Sortiment.
Was sich verändert hat.
Als der digitale Produktpass und die EmpCo-Richtlinie neue Angaben verlangten, waren alle Artikel und Daten innerhalb von Minuten geändert. Ohne PIM wäre das nach eigener Einschätzung nicht zu schaffen gewesen.
Die Mitarbeitenden haben mehr Zeit für andere Arbeit, weil Artikeldaten und Dokumente an einer Stelle liegen, statt in Textfeldern, Excel-Listen und Aktenordnern.
Statt eigener Systeme, Anpassungen und Kosten an jedem Standort arbeitet die Gruppe auf einer gemeinsamen Plattform. Der Rollout in die Schweiz, nach Österreich und Ungarn läuft.
Was die KI heute übernimmt.
Und woran gerade gebaut wird.
Seit 2026 laufen bei der Betten-Union die ersten KI-Workflows im Tagesgeschäft. Sie arbeiten auf denselben Produktdaten und Dokumenten wie alle anderen.
- RechnungsfreigabeEingangsrechnungen gehen als Workflow durch die Freigabe, ohne Ausdrucken und Unterschreiben.
- Marketing und SEODie Optimierung für Marketing und Suchmaschinen erledigt ein KI-Workflow.
- E-Mails beantworten und schreibenAntworten und neue E-Mails, vorbereitet aus Produktdaten und Vorgängen.
- Qualitätskontrolle in der FertigungBildvergleiche prüfen, ob ein Produkt der Vorgabe entspricht.
Die Technik war nicht
der schwierigste Teil.
Für die Mitarbeitenden ist ein neues System eine große Umstellung. Das unterschätzt man leicht, wenn man nur auf die Software schaut.
- Sorgen ernst nehmenEinige hatten zuerst Angst um ihren Arbeitsplatz. Darüber muss man reden und zuhören, bevor man über Funktionen spricht.
- Gewohnheiten brauchen ZeitEs dauert, bis ein neues System wirklich genutzt wird und alte Abläufe wegfallen. Die Excel-Liste verschwindet nicht am ersten Tag.
- Dranbleiben und unterstützenEs funktioniert, wenn man dranbleibt und die Mitarbeitenden dabei begleitet. Heute sind alle froh, dass sie sich darauf eingelassen haben.
Zur Referenz:
die wichtigsten Antworten.
Die billerbeck Betten-Union, ein Hersteller von Bettwaren aus Kraichtal mit Standorten in Deutschland, der Schweiz, Österreich und Ungarn. Sie pflegt im PIM rund 20.000 Artikel und Varianten in 15 Sprachen und spielt sie an Shopware, Otto und Amazon aus. Das PIM ist seit rund vier Jahren im Einsatz, das DMS seit 2025, Tasks und billerbeck KI seit 2026. Die Betten-Union ist das Mutterunternehmen von billerbeck IT Solutions.
Bei der billerbeck Betten-Union waren die Änderungen für den digitalen Produktpass und die EmpCo-Richtlinie in Minuten erledigt, für das ganze Sortiment. Möglich ist das, weil alle Artikeldaten als Attribute im PIM liegen und sich gesammelt ändern lassen, statt in Textfeldern, Etiketten und Excel-Dateien verteilt zu sein.
Indem man ihre Sorgen ernst nimmt, auch die Angst um den eigenen Arbeitsplatz, und ihnen Zeit gibt. Neue Systeme werden nicht vom ersten Tag an genutzt, alte Gewohnheiten halten sich. Bei der Betten-Union hat es funktioniert, weil man drangeblieben ist und die Mitarbeitenden unterstützt hat. Heute sind alle froh, dass sie sich darauf eingelassen haben.
Wie die Produktdaten im Einzelnen gepflegt werden, zeigt die Seite zum PIM-System. Was der digitale Produktpass verlangt, steht unter Digitaler Produktpass.
Ihre Artikeldaten stehen auch in Textfeldern und Excel?
Dann kennen wir das Problem aus erster Hand. Zeigen Sie uns, wo Ihre Daten heute liegen, und wir zeigen Ihnen, wie der erste Schritt bei Ihnen aussehen könnte.
