Drei gute Systeme,
drei verschiedene Schwerpunkte.
DocuWare, ELO und billerbeck archivieren revisionssicher, verarbeiten E-Rechnungen und automatisieren Abläufe. Welches besser passt, entscheidet sich an anderen Fragen: was außer Dokumenten noch dazugehört, wie viel KI im Ablauf stecken soll und mit wem Sie das System einführen und weiterentwickeln.
Stand der Herstellerangaben: 1. Oktober 2026Passt, wenn Sie schnell in der Cloud starten wollen.
Feste Cloud-Pakete nach Benutzerzahl, KI-Indexierung und Workflows sind in jedem Paket enthalten.1 Für SAP gibt es eigene Module.2
Passt, wenn Sie eine breite ECM-Plattform suchen.
Low-Code-Plattform in der Cloud, gehostet oder auf eigenen Servern6, mit Anbindung an SAP, Microsoft, DATEV und Salesforce8. Eingeführt wird mit einem ELO Business Partner.7
Passt, wenn Sie ein System statt vieler wollen.
Dokumente, Produktdaten, KI-Agenten und Aufgaben arbeiten auf derselben Datenbasis. Entwicklung, Betrieb und Betreuung kommen aus einer Hand, und was Ihr Betrieb braucht, passen wir an.
Ein Partner, ein System.
Fünf Gründe für billerbeck.
Ein DMS allein löst selten das ganze Problem. Die Rechnung gehört zur Bestellung, der Vertrag zur Frist, das Datenblatt zum Artikel. Bei billerbeck liegt das alles in einem System, und die KI arbeitet darin mit.
Keine Insellösung
DMS, PIM, KI, Workflows und Aufgaben arbeiten auf derselben Datenbasis. Eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen, die jemand pflegen muss, gibt es dazwischen nicht.
- Rechnung, Vertrag, Artikel und Aufgabe hängen am selben Vorgang
- Sie starten mit einem Baustein und ergänzen später, was dazugehört
Alles aus einer Hand
Wir entwickeln die Software, führen sie mit Ihnen ein, betreiben sie auf Wunsch in Deutschland und betreuen sie danach. Ihre Anfrage landet direkt bei den Leuten, die das System gebaut haben.
- Bestandsaufnahme, Pilot mit echten Daten, Einführung, Betrieb
- Updates spielen wir ein, ohne dass Sie etwas tun müssen
- Ihr Ansprechpartner bleibt derselbe
Passt sich Ihrem Betrieb an
Die Software richtet sich nach Ihren Abläufen, nicht umgekehrt.
- Felder je Dokumenttyp legen Sie selbst fest
- Rechte bis auf einzelne Felder
- Workflow-Vorlagen als Start, frei programmierbare Schritte für den Rest
- Was Ihnen fehlt, geht direkt in unsere Planung
KI-Workflows mit echten Agenten
Ein Agent ist bei uns mehr als ein Chatfenster. Er arbeitet als Schritt im Ablauf, mit klarer Aufgabe und klaren Grenzen.
- Je Agent eigene Anweisung, Wissensbasis, Werkzeuge und MCP-Server
- Ein Kritiker liest gegen und holt bei Bedarf einen Menschen dazu
- Agenten beauftragen Unteragenten
- Jeder Lauf mit Protokoll und Tokenverbrauch
RAG mit Quelle und Rechten
Die KI antwortet aus Ihren eigenen Dokumenten und nennt zu jeder Antwort die Stelle, aus der sie stammt.
- Vektordatenbank auf Ihrer Infrastruktur, laufend aktuell
- Wer ein Dokument nicht sehen darf, bekommt es nicht als Quelle
- Modell je Agent: lokal oder extern, nur mit Ihrer Freigabe
Der Agentendesigner aus dem laufenden System. Links die Agenten, jeder mit seinem Modell, rechts Wissen, Werkzeuge und MCP-Server des ausgewählten Agenten.
So arbeiten Agenten im WorkflowDocuWare, ELO und billerbeck
im direkten Vergleich.
Die Angaben zu DocuWare und ELO stammen von den Websites der Hersteller. Die kleine Zahl hinter einer Angabe führt zur Quelle am Ende der Seite.
| Kriterium | DocuWare | ELO | billerbeck DMS |
|---|---|---|---|
| Betrieb | Cloud, On-Premises oder hybrid1. Das neue DocuWare erscheint zuerst für die Cloud, eine On-Premises-Fassung soll folgen.4 | Cloud, im externen Rechenzentrum oder On-Premises, ein späterer Wechsel ist möglich.6 | Auf Ihren eigenen Servern oder von uns gehostet in Deutschland. |
| Standort der Cloud | Microsoft Azure, Rechenzentren in den USA, der EU, Japan und Australien.1 | Zertifizierte europäische Rechenzentren.7 | Deutschland. |
| Erfassung beim Eingang | Intelligent Indexing in allen Cloud-Paketen1, dazu DocuWare IDP für Klassifizierung und Datenextraktion.4 | Digitaler Posteingang mit KI, Belegdaten werden ausgelesen und an Prozesse übergeben.6 | Die KI erkennt den Dokumenttyp und füllt die Felder, die Sie je Typ festlegen. OCR-Regeln müssen nicht gepflegt werden. |
| E-Rechnung | Prüft XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol, in der Cloud ohne Aufpreis.3 | ELO Invoice verarbeitet XRechnung, ZUGFeRD, UBL, CII und Factur-X.9 | ZUGFeRD und XRechnung werden direkt aus dem Datensatz übernommen. PDF und Scan liest die KI in dieselben Felder. |
| KI-Assistent | DocuWare Aura fasst Informationen zusammen, vergleicht und analysiert Dokumente.4 | ELO Assistant analysiert Inhalte und beantwortet Fragen im Chat. Eigene Sprachmodelle oder ein Anbieter nach Wahl.8 | Antwortet aus Ihren eigenen Dokumenten und nennt die Quelle. Leserechte gelten mit. Modelle lokal (Llama, Mistral, Qwen) oder extern (Claude, GPT, Gemini), je Agent wählbar. |
| Workflows | Workflow Manager in allen Cloud-Paketen.1 | Prozesse über die Low-Code-Plattform.6 | Abläufe mit KI-Agenten, Freigaben durch Menschen, parallelen Zweigen und Fristen. Fristen werden zu Aufgaben mit Zuständigkeit. |
| Anbindungen | Module für SAP, digitale Signaturen und IDP als Zusatz.2 | Integration in SAP, Microsoft, DATEV und Salesforce.8 | Anbindung über REST-API, JSON oder CSV, passend zu Ihren Systemen gebaut. HTTP-Aufrufe direkt aus dem Workflow, mit geschützten Zugangsdaten und einstellbarer Wiederholung. Umgekehrt kann ein fremdes System per Webhook einen Workflow starten. |
| Lizenzmodell | Cloud im Jahresabo nach Benutzern und Speicher. On-Premises als Kauflizenz mit optionalem Support.2 | Abo oder Kauf6, die Cloud nach Nutzung.7 | Ein Angebot für Ihren Umfang: Bausteine, Anzahl der Nutzer, Betriebsart und Anbindungen. |
| Einführung | Über ein Partnernetz.5 | Mit einem ELO Business Partner.7 | Direkt mit dem Hersteller in Kraichtal, vom ersten Gespräch bis zum Betrieb. Ihr Ansprechpartner wechselt nicht. |
Was kostet DocuWare,
was ELO, was billerbeck?
Bei allen drei kommt zur Lizenz die Einführung dazu: Ablagestruktur festlegen, Altbestand übernehmen, Anbindungen bauen, Mitarbeitende schulen. Fragen Sie bei jedem Anbieter nach diesem Teil, er entscheidet oft mehr über die Gesamtkosten als die Lizenz.
So steht es in der englischsprachigen Preis-FAQ für die Cloud, abhängig von Paket, Benutzerart und Umfang.2 Die Pakete sind nach 4, 15, 40 oder 100 Benutzern gestaffelt.1
On-Premises wird gekauft, der optionale Support liegt bei etwa 20 % des Lizenzwerts im Jahr.2
ELO bietet ein Abo- und ein Kaufmodell an6, die Cloud wird nach Nutzung abgerechnet.7
Beträge nennen die Herstellerseiten nicht. Ein Angebot kommt über einen ELO Business Partner.
Der Preis hängt daran, welche Bausteine Sie nutzen, wie viele Personen damit arbeiten, ob wir hosten oder Sie selbst betreiben und welche Anbindungen dazukommen.
Im Erstgespräch schauen wir uns einen echten Vorgang aus Ihrem Betrieb an. Danach bekommen Sie ein Angebot, in dem auch die Einführung beziffert ist.
DMS-Vergleich:
die wichtigsten Antworten.
DocuWare setzt stark auf die Cloud: feste Pakete nach Benutzerzahl, KI-Indexierung und Workflows inklusive, das neue DocuWare erscheint zuerst für die Cloud. ELO versteht sich als breite ECM- und Low-Code-Plattform, die in der Cloud, gehostet oder auf eigenen Servern läuft und viele fertige Integrationen mitbringt. Beide verkaufen und führen über Partner ein.
Laut der Preis-FAQ von DocuWare liegt die Cloud bei 30 bis über 125 US-Dollar je Benutzer und Monat, je nach Paket, Benutzerart und Umfang (Stand 1. Oktober 2026). On-Premises wird als Lizenz gekauft, der optionale Support kostet etwa 20 % des Lizenzwerts im Jahr. Dazu kommen bei jedem DMS die Kosten der Einführung.
ELO veröffentlicht auf seiner Website keine Preise. Angeboten werden ein Abo- und ein Kaufmodell, die ELO Cloud wird nach Nutzung abgerechnet. Ein konkretes Angebot erstellt ein ELO Business Partner.
Ja, alle drei. DocuWare prüft XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol, ELO Invoice verarbeitet unter anderem XRechnung und ZUGFeRD. billerbeck DMS übernimmt bei ZUGFeRD und XRechnung die Werte direkt aus dem strukturierten Datensatz und liest bei PDF und Scan dieselben Angaben per KI aus.
Ja. Sie betreiben billerbeck DMS auf Ihren eigenen Servern oder lassen es von uns in Deutschland hosten. Auch die KI kann vollständig lokal laufen, mit offenen Modellen wie Llama, Mistral oder Qwen.
Für Betriebe, die mehr als eine Dokumentenablage suchen, zum Beispiel weil Dokumente eng mit Produktdaten zusammenhängen, etwa Datenblätter, Zertifikate und Prüfberichte zu Artikeln. Dann arbeiten PIM und DMS bei uns auf derselben Datenbasis, zusammen mit KI-Workflows und Aufgaben. Die KI arbeitet mit eigenen Agenten direkt im Ablauf und antwortet per RAG aus Ihren Dokumenten, mit Quelle. Und Sie haben einen Partner für alles: Entwicklung, Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung.
Ein Workflow ist ein Ablauf aus Schritten, etwa vom Rechnungseingang bis zur Freigabe. Ein Agent übernimmt darin einen Schritt: Er hat eine Anweisung, eine Wissensbasis, Werkzeuge und ein Modell, zum Beispiel um eine Rechnung zu prüfen oder eine Antwort vorzubereiten. Ein Kritiker-Agent kann das Ergebnis gegenlesen, und an festgelegten Stellen entscheidet ein Mensch.
Sehr weit. Welche Felder ein Dokumenttyp hat, wer was sehen darf und wie ein Ablauf läuft, legen Sie selbst fest, bis hin zu frei programmierbaren Workflow-Schritten. Für häufige Abläufe gibt es Vorlagen, die Sie an Ihre Rollen anpassen. Anbindungen an Ihre Systeme bauen wir passend über REST-API, JSON oder CSV, mit geschützten Zugangsdaten und automatischer Wiederholung, wenn ein System kurz ausfällt. Auf Wunsch startet ein Workflow auch per Webhook, wenn sich in Ihrem CRM oder ERP etwas ändert. Und weil wir die Software selbst entwickeln, fließt in die Planung ein, was Ihnen im Betrieb fehlt.
Alles zu Ablage, Suche und Aufbewahrungsfristen steht auf der Seite zum Dokumentenmanagementsystem. Wie die KI aus Ihren Dokumenten antwortet, erklärt die Seite zu RAG und Vektorsuche.
Woher die Angaben stammen.
Alle Angaben zu DocuWare und ELO stammen von den öffentlichen Websites der Hersteller, abgerufen am 1. Oktober 2026.
- 1DocuWare: DocuWare Cloud
- 2DocuWare: FAQ zu Preisen (englisch)
- 3DocuWare: Automatische Validierung von E-Rechnungen, 12. August 2026
- 4DocuWare: Das neue DocuWare
- 5DocuWare: So profitieren Sie als DocuWare Cloud-Partner
- 6ELO: ELO ECM Suite
- 7ELO: ELO Cloud
- 8ELO: ELO ECM Suite 25: Konsequente Ausrichtung auf Low-Code und KI
- 9ELO: Rechnungsverarbeitung mit ELO Invoice
Hersteller ändern ihre Angebote. Wenn eine Angabe nicht mehr stimmt, schreiben Sie uns an it@billerbeck.info, wir korrigieren sie. DocuWare und ELO sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber.
Sie stehen gerade vor der Auswahl?
Bringen Sie einen echten Vorgang mit, eine Eingangsrechnung oder einen Vertrag. Wir zeigen Ihnen am System, wie billerbeck ihn erfasst, ablegt und weitergibt. Danach können Sie selbst vergleichen.
