Dokumentenmanagement für Unterlagen,
die man wiederfindet.

Ja. Beim Eingang prüft das System, ob eine E-Rechnung vorliegt. Ist sie es, werden die Werte direkt aus dem Datensatz übernommen: Nummer, Lieferant, Beträge, Steuer, Datum und Positionen. Liegt stattdessen ein PDF oder ein Scan vor, liest die KI dieselben Angaben aus.

Die Rechnung wird beim Eingang unveränderbar abgelegt, zusammen mit der E-Mail, mit der sie kam. Jede spätere Änderung erzeugt eine neue Version mit Zeitstempel, Benutzer und Kommentar; die vorherige bleibt erhalten. Das gilt für den strukturierten Datensatz ebenso wie für das PDF.

Ja. Die ausgelesenen Werte stehen als JSON, über die REST-API oder als CSV bereit, und die Übergabe richten wir auf Ihr System aus. Welcher Weg der passende ist, sehen wir uns vorher gemeinsam an.

Ein DMS legt alle Dokumente zentral, versioniert und durchsuchbar ab: Rechnungen, Verträge, E-Mail-Verläufe und Wiki-Seiten. Statt auf Fileservern und in Postfächern zu suchen, finden Sie jedes Dokument über die Volltextsuche in Sekunden, inklusive aller früheren Versionen.

Ja. Das DMS archiviert unveränderbar, protokolliert jede Änderung im Audit-Trail und unterstützt konfigurierbare Aufbewahrungs- und Löschfristen. Die Ablage ist GoBD-konform und DSGVO-gerecht, für die Langzeitarchivierung steht WORM-Unterstützung bereit.

Der Regelfall in Deutschland: zehn Jahre für Jahresabschlüsse, Inventare und Handelsbücher, acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen (bis Ende 2024 waren es zehn) und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Im DMS hinterlegen Sie die Aufbewahrungsfrist pro Dokumenttyp, das System meldet den Ablauf und löscht erst nach Freigabe.

Über die Volltextsuche mit KI-Unterstützung: Sie suchen nach Inhalten oder Metadaten oder stellen eine Frage in natürlicher Sprache und bekommen die Antwort mit Quellenangabe. Auch bei Millionen von Dokumenten bleibt die Suche schnell.

Ja. Das DMS ist mit ERP-Systemen, dem billerbeck PIM und E-Mail-Postfächern verbunden und über APIs an eigene Systeme anschließbar. Neue Dokumente können direkt Workflows auslösen, etwa eine Rechnungsfreigabe.

Intelligent Document Processing, kurz IDP, bezeichnet den Weg vom eingegangenen Dokument zum auswertbaren Datensatz, ohne dass jemand abtippt. Im billerbeck DMS sind das drei Schritte, die ineinandergreifen: Die KI erkennt den Dokumenttyp, liest die Felder aus und trägt sie in dieselben Attribute, die auch ein Mensch füllen würde. Danach übernimmt ein Workflow und holt die Freigabe ein. Der Unterschied zu klassischer OCR liegt darin, dass keine Vorlage pro Lieferant gepflegt werden muss.

An fünf Punkten trennt sich die Spreu: Wo liegen die Daten, und kommen Sie ohne den Anbieter wieder heran? Hängen Aufbewahrungsfristen am Dokument oder nur am Ordner? Gibt es einen Audit-Trail, der auch das Lesen protokolliert? Lässt sich das vorhandene ERP anbinden, ohne dass ein Zweitsystem entsteht? Und was kostet der Betrieb im dritten Jahr, nicht im ersten? Wer einen DMS-Vergleich anstellt, sollte diese fünf Fragen jedem Anbieter stellen, uns eingeschlossen.

Beides ist möglich: on-premise auf Ihren Servern oder als Cloud-Betrieb. Als Datenbank werden SQL Server, PostgreSQL und Oracle unterstützt, automatisches Backup und Disaster Recovery sind integriert.

Ein Netzlaufwerk kennt nur Ordner und Dateinamen. Ein DMS kennt den Inhalt: Es liest Dokumente aus, hängt Metadaten daran, sucht im Volltext, behält jede frühere Fassung und protokolliert jeden Zugriff. Aufbewahrungsfristen laufen am einzelnen Dokument mit statt an einem Ordner, den irgendwann jemand verschiebt. Und wer ein Dokument nicht sehen darf, findet es auch nicht in der Suche.

Bestehende Laufwerke werden übernommen, dabei liest das System Inhalte aus und schlägt Metadaten vor. Papier kommt über den Scanner dazu, E-Mails über das Postfach. Wir empfehlen, nicht mit dem Altbestand anzufangen, sondern mit dem laufenden Eingang: Was täglich hereinkommt, ist nach wenigen Wochen vollständig im System, der Rest zieht nach und nach nach.

Das hängt an der Zahl der Nutzer, am Belegvolumen und daran, ob wir hosten oder Sie selbst betreiben. Eine Preisliste gibt es nicht, weil ein DMS für zehn Personen und eines für zweihundert wenig miteinander zu tun haben. Im Erstgespräch schauen wir uns an, wie viele Belege bei Ihnen monatlich anfallen, und nennen Ihnen danach eine Größenordnung.