DMS für Dokumente,
die man wiederfindet.

Revisionssicher steht in keinem Gesetzestext, der Begriff fasst nur zusammen, was Handels- und Steuerrecht verlangen: Ein Dokument ist ab dem Eingang unveränderbar, jede Bearbeitung bleibt nachvollziehbar, und bei einer Prüfung lässt sich zeigen, wer wann was damit gemacht hat. Für alle steuerlich relevanten Unterlagen fordern das die GoBD.

Im billerbeck DMS passiert das ohne Zutun. Ein eingegangenes Dokument wird unveränderbar abgelegt, eine Bearbeitung erzeugt eine neue Version statt die alte zu überschreiben, und der Audit-Trail hält Lesen, Ändern, Freigeben und Löschen mit Benutzer und Zeitstempel fest. Wer eine ältere Fassung braucht, holt sie zurück, ohne die aktuelle zu verlieren.

Archivierung ist mehr als Speichern

Ein archiviertes Dokument verlässt den täglichen Arbeitsbereich und wandert in einen Bestand, der auf Dauer angelegt ist: mit fester Fassung, mit Metadaten, über die es auch in zwölf Jahren noch auffindbar ist, und auf WORM-Speicher, der einmal Geschriebenes technisch nicht mehr verändern lässt. Die digitale Archivierung ersetzt dabei den Papierordner und läuft nicht neben ihm her. Belege dürfen Sie nach dem Scannen in aller Regel vernichten, solange eine Verfahrensdokumentation den Weg dorthin beschreibt; für einzelne Unterlagen wie notarielle Urkunden gilt das nicht.

Aufbewahrungsfristen hängen am Dokument, nicht am Ordner

Deshalb hinterlegen Sie die Frist einmal pro Dokumenttyp. Das DMS rechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres, meldet den Ablauf und löscht erst, wenn jemand die Freigabe erteilt. Genau hier geraten DSGVO und Steuerrecht aneinander: Die eine Seite verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, die andere, den Beleg aufzubewahren. Beide Fristen hängen am selben Dokument, damit diese Abwägung nicht die Person treffen muss, die gerade aufräumt.

Was Software allein nicht leistet

GoBD-konform ist kein Zustand, den ein Programm herstellt. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation: wie Belege ins Haus kommen, wer sie erfasst, nach welchen Regeln abgelegt wird. Wir liefern die technische Seite und den Teil der Dokumentation, der unser System betrifft. Den Rest schreiben wir mit Ihnen zusammen auf, und Ihre Steuerberatung schaut am Ende darüber.

Wie das bei der E-Rechnung zusammenspielt, von den Fristen über das richtige Format bis zu der Frage, was davon eigentlich ins Archiv gehört, steht im Beitrag E-Rechnung: über die Pflicht redet jeder, über das Archiv fast niemand.