Dokumentenmanagement

Alle Dokumente.
Alle E-Mails. Ein System.

billerbeck DMS ist das Dokumentenmanagement-System für Rechnungen, Verträge, E-Mail-Verläufe und Wiki-Seiten: alles zentral abgelegt, versioniert, durchsuchbar und direkt mit Ihren Prozessen verknüpft.

E-Mail-Integration KI & Volltextsuche GoBD-konform
Demo anfragen

Was billerbeck DMS abdeckt

Thema anklicken, Abschnitt lesen
Dokumenten-Lebenszyklus

Vom Eingang bis zum Archiv: einmal erfasst, automatisch zugeordnet und immer auffindbar.

 Kernfunktionen

Volltextsuche, Versionierung und sichere, DSGVO-konforme Ablage für alle Dokumente.

 KI-Funktionen

Weniger suchen, mehr verstehen: Fragen zu Ihren Dokumenten stellen und präzise Antworten mit Quelle bekommen.

 Integrationen

Das DMS kennt Ihr System: verbunden mit ERP, PIM, E-Mail und Ihren Prozessen.
Das Problem

So sieht Ihr Alltag
ohne DMS aus.

Verstreute Dateien, unklare Versionen, kein Überblick: Das kostet täglich Zeit und erzeugt Fehler, die sich vermeiden ließen.

✗ Ohne DMS
✗ Dokumente in E-Mail-Anhängen und lokalen Ordnern
✗ Welche Version ist aktuell?
✗ Rechnung per Mail suchen, Felder manuell abtippen
✗ Wer hat was geändert?
✗ Wissen klebt an einzelnen Personen
✓ Mit DMS
✓ Zentrale, durchsuchbare Ablage
✓ Automatische Versionierung
✓ KI liest Felder automatisch aus
✓ Vollständiger Audit-Trail
✓ Wiki und Wissensbasis für alle
Dokumenten-Lebenszyklus

Einmal rein.
Immer auffindbar.

📥
Eingang E-Mail, Scan, Upload
→
🤖
KI-Erfassung Typ und Felder erkannt
→
🏷️
Klassifikation Typ, Metadaten, Tags
→
📁
Ablage und Versionierung Sicher, durchsuchbar
→
✅
Freigabe via Workflow Prüfung und Signatur
→
🗄️
Archiv GoBD-konform

Jeder Schritt nachvollziehbar. Jeder Zugriff protokolliert.

Kernfunktionen

Was das DMS konkret leistet.

Kachel anklicken für Details.

📂

Dokumentenablage

Strukturierte Ordnerlogik, automatische Versionierung, intern und extern teilbar.

🔍

KI-gestützte Suche

Semantische Suche über alle Dokumente. Die KI versteht den Inhalt, kein Anlernen nötig.

🔐

Revisionssicherheit

GoBD-konform, unveränderbar archiviert, mit Audit-Trail und konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen.

🏷️

Flexible Metadaten

Frei definierbare Felder pro Dokumenttyp: Pflichtfelder, Auswahlfelder, Datumsfelder, Mehrfachwerte.

✅

Workflow und Freigaben

Freigabeprozesse mit Vier-Augen-Prinzip, automatischer Eskalation und Aufgabenmanagement im Kontext.

📧

E-Mail-Management

Automatische E-Mail-Archivierung mit Outlook/Exchange-Anbindung. Anhänge klassifiziert, Verläufe abrufbar.

🔌

APIs und Integrationen

REST API, JSON-Schnittstellen, ERP/CRM/PIM-Anbindung. Integriert sich in jede IT-Landschaft.

🔒

Berechtigungen und DSGVO

Granulare Rollen, Audit-Trail, Verschlüsselung, MFA/SSO und automatische Löschfristen.

📖

Wiki und Wissensdatenbank

Prozessdokus, Handbücher, FAQs zentral und durchsuchbar, intern und extern teilbar, RAG-fähig.

🗄️

Langzeitarchivierung

WORM, automatische Löschfristen, skalierbar für Millionen Dokumente, Cloud oder On-Premise.

KI-Unterstützung

Weniger suchen.
Mehr verstehen.

Alle KI-Funktionen laufen auf Ihren eigenen Servern oder, wenn Sie wollen, über externe Dienste. Sie entscheiden. Kachel anklicken für Details.

⚙️

On-Premise oder Cloud

Eigene Server oder ChatGPT, Azure, Google. Sie wählen das Modell. Wechsel jederzeit möglich.

🤖

Dokumentenerkennung und Extraktion

KI erkennt Typ und liest Felder aus. Kein OCR, kein Anlernen, lernt von selbst.

📧

E-Mail-KI

Verläufe zusammenfassen, Antworten vorschlagen. On-Premise: keine Daten nach außen.

🖼️

Bildanalyse und Qualitätsprüfung

Reklamationsfotos automatisch analysiert: Fehler erkannt, Vorgang zugeordnet, Qualität bewertet.

💬

Fragen an die Wissensbasis

Direkte Fragen an Wiki, Dokumente und E-Mails. Antworten mit Quellenangabe, on-premise.

Systemübergreifende KI-Suche über PIM, DMS und Wiki bietet das RAG-System → Mehr erfahren

Integrationen

Das DMS kennt Ihr System,
weil es damit verbunden ist.

📦

Verbunden mit

PIM · Produktdokumente direkt am Produkt

Datenblätter, Zertifikate und technische Unterlagen hängen direkt am PIM-Datensatz. Kein separates Suchen.

  • →Produktdokumente automatisch zugeordnet
  • →Zertifikate mit Ablaufdatum im Blick
  • →Freigegebene Dokumente direkt ausspielen
🔀

Verbunden mit

Workflow · Freigaben starten automatisch

Neues Dokument im DMS, Workflow startet automatisch. Das Dokument ist direkt im Aufgabenkontext verknüpft.

  • →Dokument-Eingang startet Workflow automatisch
  • →Prüfrouten nach Typ und Abteilung
  • →Freigegebene Dokumente landen direkt im Archiv
🤖

Verbunden mit

RAG · das DMS ist eine der Hauptquellen für die KI-Wissensbasis

Alle Dokumente, E-Mails und Wiki-Seiten stehen dem RAG-System als Wissensbasis zur Verfügung. Fragen werden direkt aus Ihren eigenen Inhalten beantwortet, on-premise, kein Cloud-Call, keine Daten nach außen.

Alle Dokumente versioniert
Audit-Trail nach DSGVO
0 Papierchaos
Häufige Fragen

Dokumentenmanagement:
die wichtigsten Antworten.

Schluss mit dem Dokumentenchaos.

Wir zeigen Ihnen in 20 Minuten, wie das DMS in Ihren Alltag passt. Anhand Ihrer eigenen Dokumententypen.

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