Was der Mängelmelder abdeckt
Thema anklicken, Abschnitt lesenWie Hinweise heute über Telefon, Mail, Formular und Zettel verstreut ankommen.
Von der Meldung zum VorgangDie Schritte von der Bürgermeldung bis zur Rückmeldung.
Film und DemoEine Minute Film, danach die Meldestrecke selbst durchgehen.
Aus Meldung wird VorgangWarum daraus eine Aufgabe mit Nummer und Zuständigkeit wird.
Barrierefreiheit und RechtWas eine Kommune bei der Abnahme zuerst prüft.
Häufige FragenBetrieb, Einführung und was mit den Daten passiert.
Ein Mängelmelder nimmt Hinweise von Bürgerinnen und Bürgern entgegen und macht daraus einen Vorgang, der nicht verlorengeht. Die Meldung kommt mit Standort und Foto, wird automatisch dem richtigen Fachbereich zugeordnet und landet dort als Aufgabe mit Nummer und Zuständigkeit. Wer gemeldet hat, kann über den Bearbeitungsstand informiert werden.
Vier Wege herein,
vier Ablagen.
Ein Anruf im Sekretariat, eine Mail ans Bauamt, ein Kommentar auf Facebook, dazu der Zettel vom Empfang. Jeder Kanal hat seine eigene Ablage, und keiner hat den Überblick. Fragt drei Wochen später jemand nach, beginnt die Suche von vorn.
Von der Meldung
zum erledigten Vorgang.
Der Weg ist derselbe, ob jemand das Formular benutzt oder im Rathaus anruft. Wer lieber anruft, bekommt trotzdem seinen Vorgang: Die Kollegin am Telefon trägt ihn im selben Formular ein.
Melden mit Standort und Foto
Der Schaden wird in wenigen Schritten erfasst. Standort und Bild gehören dazu, damit später niemand suchen muss, wo genau das Schlagloch war.
Die KI sortiert vor
Das System ordnet die Meldung dem zuständigen Fachbereich zu. Meldet jemand denselben Schaden ein zweites Mal, erkennt das System die Dopplung und hängt den Hinweis an den bestehenden Vorgang.
Aufgabe beim Zuständigen
Die Meldung landet als Aufgabe in billerbeck Tasks, bei der verantwortlichen Person. Bilder und Unterlagen liegen im DMS und hängen am Vorgang.
Rückmeldung an die Bürger
Ändert sich der Status der Aufgabe, kann die meldende Person darüber informiert werden. Ob und wann das geschieht, steuert ein Workflow.
Erst der Film,
dann selbst ausprobieren.
Der Film zeigt beide Seiten in gut einer Minute. Danach können Sie den Meldeweg selbst durchgehen, eingerichtet für eine fiktive Gemeinde Musterstadt.
So meldet jemand,
der vor dem Schaden steht
Standort setzen, Kategorie wählen, Foto anhängen, Kontakt angeben, absenden. Genau so, wie es später auf dem Telefon Ihrer Bürgerinnen und Bürger aussieht, nur in unseren Farben statt in Ihren.
Probieren Sie es aus. Die Meldung geht nirgendwohin, es ist eine Übungsfassung.
Desktopfassung in neuem Tab öffnen
Vom Zettel zum Vorgang
Wie Hinweise heute über Postfach, Zettel und private Listen verstreut liegen, und wie derselbe Schaden über den Mängelmelder läuft.
Musterstadt gibt es nicht. Wir zeigen die Demo bewusst neutral, damit sie nicht für eine bestimmte Kommune wirbt. Für ein Gespräch richten wir Ihnen gern eine Fassung mit Ihrem Wappen und Ihren Kategorien ein.
Aus der Meldung wird
ein Vorgang.
Viele Mängelmelder sind im Kern ein Formular, das eine Mail verschickt. Danach liegt die Meldung wieder in einem Postfach, und die Arbeit fängt von vorne an.
Jede Meldung hat einen Namen
Jede Meldung bekommt eine verantwortliche Person und eine Nummer. Wer im Rathaus anruft und nachfragt, bekommt eine Auskunft, ohne dass erst jemand ein Postfach durchsuchen muss.
Fünf Hinweise, ein Vorgang
Melden fünf Leute dasselbe Schlagloch, entsteht daraus ein Vorgang mit fünf Hinweisen. Das erspart der Verwaltung das Aussortieren.
Bilder und Unterlagen bleiben am Vorgang
Fotos landen im DMS und hängen an der Aufgabe. Auch Monate später ist nachvollziehbar, wie der Schaden aussah, als er gemeldet wurde.
Dieselben Bausteine wie überall
Der Mängelmelder nutzt dieselben Bausteine wie der Rest: Tasks für die Aufgaben, DMS für die Unterlagen, Workflows für die Abläufe. Was Sie hier einführen, tragen Sie auch woanders.
Was bei der Abnahme
zuerst geprüft wird.
Bevor jemand fragt, ob das Melden bequem ist, wird geprüft, ob es zulässig ist. Vier Punkte stehen dabei regelmäßig auf der Liste.
Barrierefreiheit nach BITV 2.0
Öffentliche Stellen müssen ihre Websites und Anwendungen barrierefrei anbieten, unabhängig von der Größe der Kommune. Geprüft wird gegen die BITV 2.0 beziehungsweise die WCAG. Ohne eine Erklärung zur Barrierefreiheit kommt ein Portal nicht durch die Abnahme.
Zugang nach dem Onlinezugangsgesetz
Verwaltungsleistungen sollen digital erreichbar sein, und die Meldung eines Schadens im öffentlichen Raum gehört dazu. Entscheidend ist dabei weniger das Formular als das, was dahinter passiert. Aus der Meldung muss ein Vorgang werden, den man verfolgen kann.
Datenschutz bei Bürgerdaten
Standortdaten und Fotos aus dem öffentlichen Raum sind heikel: Auf einem Bild vom Schlagloch kann ein Kennzeichen oder ein Gesicht zu sehen sein. Wer die Daten verarbeitet, wo sie liegen und wie lange, sollte vor dem Start geklärt sein.
Anschluss an vorhandene Fachverfahren
Ein Meldeportal, das neben der übrigen Verwaltungssoftware steht, erzeugt eine zweite Ablage. Die Frage ist, ob die Meldung dort ankommt, wo der Bauhof ohnehin arbeitet, oder ob sie jemand von Hand übertragen muss.
Wie wir dazu stehen
Der Schadensmelder ist vollständig mit der Tastatur bedienbar, die Kontraste sind geprüft, und jeder Schritt lässt sich auch ohne Karte abschließen. Für die Abnahme liefern wir eine Erklärung zur Barrierefreiheit mit. Das war von Anfang an die Vorgabe und nicht etwas, das jemand später nachgereicht hat.
Beim Datenschutz gilt dasselbe wie für die übrige Plattform: Betrieb auf Ihren Servern oder in einem deutschen Rechenzentrum, Sie entscheiden. Beim Anschluss an Fachverfahren sprechen wir offen darüber, was geht und was nicht. Das hängt daran, welche Schnittstellen Ihr vorhandenes System anbietet.
Mängelmelder:
die wichtigsten Antworten.
Ein Mängelmelder ist ein Meldeweg für Schäden im öffentlichen Raum: Schlaglöcher, defekte Laternen, wilde Müllablagerungen. Bürgerinnen und Bürger melden mit Standort und Foto, die Verwaltung bekommt daraus einen Vorgang mit Zuständigkeit und Bearbeitungsstand, statt einer Mail in einem Sammelpostfach.
Die Systeme dahinter laufen bei uns im Haus produktiv: Aufgabenverwaltung, Workflows, Dokumentenablage und die KI-Vorsortierung. An der Bürgeroberfläche arbeiten wir gerade, sie geht in Kürze in Betrieb. Wer jetzt einsteigt, hat Einfluss darauf, wie sie aussieht und welche Abläufe dahinterliegen. Zeigen können wir Ihnen den Meldeweg schon heute, eingerichtet auf Ihre Gemeinde.
Sie werden erkannt und ergänzen den bestehenden Vorgang, statt einen neuen anzulegen. Melden fünf Leute dasselbe Schlagloch, steht am Ende ein Vorgang mit fünf Hinweisen. Das erspart der Verwaltung die Arbeit, die sonst beim Aussortieren anfällt.
Das können Sie steuern. Ändert sich der Status der Aufgabe, lässt sich eine Rückmeldung auslösen. Über einen Workflow legen Sie fest, bei welchen Statuswechseln das geschieht und was darin steht. Jede Zwischenstufe muss also nicht nach außen.
Wir denken in Miete, nicht in Kauf. Betrieben wird er bei uns oder bei einem Partner, je nachdem, was zu Ihrer Verwaltung passt. Einen Listenpreis gibt es nicht, weil die Größe der Gemeinde und der Umfang der Abläufe den Aufwand bestimmen. Im Gespräch nennen wir Ihnen eine Größenordnung.
Der Mängelmelder setzt auf billerbeck Tasks und dem DMS auf, weil dort die Vorgänge und die Unterlagen liegen. Sie bekommen damit eine Grundlage, die über Bürgermeldungen hinaus trägt: dieselben Bausteine führen auch Akten, Fristen und interne Abläufe.
Was die Plattform sonst für Verwaltungen leistet, steht auf der Seite zu Städten und Gemeinden.
Sollen wir Ihnen eine Vorschau für Ihre Gemeinde einrichten?
Wir zeigen Ihnen den Meldeweg und was in der Verwaltung daraus wird. Danach wissen Sie, ob das zu Ihren Abläufen passt.
