Was auf dieser Seite steht
Thema anklicken, Abschnitt lesenAktenzeichen, Metadaten, Versionen und Fristen: die vier Punkte, an denen sich eine Akte von einem Laufwerk unterscheidet.
Wie eine Akte entstehtVom Posteingang über die Bearbeitung bis zum Abschluss, und was danach mit der Akte passiert.
E-Akte, DMS oder ArchivDrei Begriffe, die oft durcheinandergehen, und was sie tatsächlich voneinander unterscheidet.
Der Weg dorthinAktenplan, Altbestand und die Frage, womit man anfängt, ohne den Betrieb anzuhalten.
Eine E-Akte, auch elektronische Akte, bündelt alles, was zu einem Vorgang gehört: Schriftverkehr, Anlagen, Vermerke, Rechnungen und die Fristen dazu. billerbeck DMS legt sie nach Ihrem Aktenplan ab, hält fest, wer wann etwas geändert hat, und macht sie über ihren Inhalt auffindbar statt über den Ordnerpfad.
Was eine E-Akte von einem Ordner unterscheidet.
Ein Laufwerk mit Unterordnern ist noch keine E-Akte. Vier Dinge kommen dazu, und an ihnen entscheidet sich, ob eine Akte in fünf Jahren noch trägt.
Ein Aktenplan statt gewachsener Ordner
Jede Akte hängt an einem Aktenzeichen und einer Position im Aktenplan. Wer neu im Amt oder in der Abteilung ist, findet sich darüber zurecht, ohne die Ablagelogik der Vorgängerin zu kennen.
Metadaten statt Dateinamen
Beteiligte, Datum, Betrag und Vorgangsnummer stehen als Felder an der Akte, nicht im Dateinamen. Danach lässt sich suchen, filtern und auswerten.
Nachvollziehbare Änderungen
Wer ein Dokument hinzufügt, ersetzt oder freigibt, hinterlässt einen Eintrag. Eine abgelegte Fassung wird nicht überschrieben, sondern bekommt eine neue Version.
Fristen, die von allein auffallen
Aufbewahrungs-, Wiedervorlage- und Löschfristen hängen an der Akte. Was zur Wiedervorlage ansteht, wird zur Aufgabe in Tasks, statt in einem Kalender unterzugehen.
Wie eine Akte entsteht.
Eine E-Akte wird nicht angelegt, sie wächst. Der erste Beleg eröffnet sie, alles Weitere hängt sich an denselben Vorgang.
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Schritt 1
Eingang
Ein Schreiben kommt per Post, Mail oder über ein Portal herein. Der Scan wird durchsuchbar gemacht, bei einer E-Rechnung liest das System die Angaben direkt aus dem XML.
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Schritt 2
Zuordnung
Absender, Aktenzeichen und Betreff entscheiden, zu welcher Akte das Dokument gehört. Passt nichts, wird eine neue Akte an der richtigen Stelle im Aktenplan eröffnet.
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Schritt 3
Bearbeitung
Wer zuständig ist, bekommt eine Aufgabe mit Frist. Vermerke, Antwortschreiben und Freigaben landen in derselben Akte, nicht in einem Postfach daneben.
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Abschluss
Aufbewahrung
Ist der Vorgang erledigt, wird die Akte geschlossen und läuft in die Aufbewahrung. Sie bleibt lesbar und auffindbar, lässt sich aber nicht mehr verändern.
E-Akte, DMS oder Archiv?
Die drei Wörter fallen oft im selben Satz und meinen verschiedene Dinge. Der Unterschied ist keine Wortklauberei, er entscheidet, wonach Sie eigentlich suchen.
- Das DMS ist das System
- Es verwaltet einzelne Dokumente: erfassen, verschlagworten, versionieren, wiederfinden. Der Unterbau, auf dem alles Weitere aufsetzt.
- Die E-Akte ist die Klammer
- Sie fasst zusammen, was zu einem Vorgang gehört, und gibt ihm eine Ordnung: Aktenzeichen, Beteiligte, Laufzeit, Frist. Ohne sie haben Sie gut abgelegte Einzeldokumente und trotzdem keine Akte.
- Das Archiv ist der Zustand danach
- Der Vorgang ist abgeschlossen, die Akte wird unveränderbar aufbewahrt, bis die Frist abläuft. Kein zweites Programm, sondern eine Phase im Leben derselben Akte.
Wer nur archiviert, ohne vorher eine Akte zu führen, verlagert das Suchproblem nach hinten. Wer eine Akte führt, hat das Archiv am Ende fast geschenkt.
In der Verwaltung und im Betrieb.
Der Begriff E-Akte kommt aus der öffentlichen Verwaltung, die Sache selbst brauchen Unternehmen genauso. Die Technik darunter ist dieselbe, die Vorgaben unterscheiden sich.
Städte und Gemeinden
Für die Landesbehörden gilt die elektronische Aktenführung ab 2026, und in den Kommunen stellt sich dieselbe Frage meist zur selben Zeit. Ein Antrag, der über das OZG-Portal hereinkommt, bringt wenig, wenn er im Haus wieder ausgedruckt wird.
Bauakten, Ratsvorlagen und Ordnungsvorgänge landen im selben System, öffentliche und nichtöffentliche Teile bleiben getrennt. Mehr für Städte und Gemeinden
Unternehmen
Im Betrieb heißt dieselbe Sache Personalakte, Vertragsakte, Lieferantenakte oder Projektakte. Ein Vertrag mit seinen Nachträgen, ein Mitarbeiter mit seinen Nachweisen, ein Lieferant mit Rahmenvertrag und Rechnungen.
Rechnungen kommen als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD herein und landen im selben Vorgang wie der Schriftverkehr dazu, statt in einem zweiten Archiv. Zurück zur DMS-Übersicht
Der Weg dorthin.
Niemand stellt an einem Montag die gesamte Ablage um. Was in der Praxis funktioniert, sind drei Schritte in dieser Reihenfolge.
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Erst der Aktenplan
Bevor das erste Dokument umzieht, steht die Frage, wie Ihre Akten heißen und wie tief die Struktur geht. In Kommunen gibt es dafür Vorlagen, im Betrieb entsteht der Plan aus den Vorgängen, die Sie ohnehin führen.
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Dann ein Bereich als Pilot
Ein Fachbereich oder eine Aktenart, die überschaubar ist und wehtut. Dort zeigt sich innerhalb weniger Wochen, ob der Plan trägt, und Korrekturen kosten noch nichts.
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Der Altbestand zuletzt
Neue Vorgänge starten sofort digital. Alte Akten kommen nach und nach dazu, meist nur die, die noch laufen oder in einer Frist stehen. Alles einzuscannen ist selten die Mühe wert.
Meistens klärt sich beim Aktenplan zum ersten Mal, wer für welchen Vorgang zuständig ist. Das ist unbequem und der eigentliche Gewinn der Umstellung.
Aufbewahren, bis die Frist abgelaufen ist.
Steuerlich relevante Unterlagen bewahren Unternehmen zehn Jahre auf, und die GoBD verlangen dabei die Originalform. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung heißt das: das eingebettete XML muss erhalten bleiben, ein Ausdruck als PDF reicht nicht.
Ein geteiltes Laufwerk erfüllt das nicht, weil sich eine Datei dort unbemerkt austauschen lässt. Eine E-Akte legt jede Fassung revisionssicher ab, protokolliert Zugriffe und weiß, wann eine Frist abläuft. Was danach passiert, entscheiden Sie: löschen, sperren oder verlängern.
Ob Ihre konkreten Aufbewahrungspflichten damit abgedeckt sind, prüfen wir gemeinsam. Steuerliche und rechtliche Beratung gehört nicht zu unserem Angebot, die Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung nehmen wir Ihnen nicht ab.
Was zur E-Akte am häufigsten gefragt wird.
Für die Bundesverwaltung gilt die elektronische Aktenführung bereits, für die Landesbehörden greift sie an den verbleibenden Arbeitsplätzen ab 2026. Kommunen sind davon nicht unmittelbar erfasst, geraten aber über zwei Wege unter Druck: Anträge kommen digital über die OZG-Portale herein, und Fachverfahren erwarten zunehmend eine elektronische Ablage. Was für Ihre Kommune konkret gilt, hängt vom Landesrecht ab.
Vier Dinge: ein Aktenzeichen mit Platz im Aktenplan, Metadaten als Felder statt im Dateinamen, Versionen statt überschriebener Dateien und Fristen, die an der Akte hängen. Ein Laufwerk kann keines davon, und deshalb erfüllt es auch die Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung nicht.
Nach unserer Erfahrung selten. Sinnvoll ist, neue Vorgänge sofort digital zu führen und aus dem Altbestand nur das zu übernehmen, was noch läuft oder in einer Aufbewahrungsfrist steht. Papierakten, die niemand mehr anfasst, dürfen im Regal bleiben, bis ihre Frist abgelaufen ist.
Für steuerlich relevante Unterlagen gelten in der Regel zehn Jahre, für andere Unterlagen sechs. In der Verwaltung richtet sich die Frist nach dem Aktenplan und den einschlägigen Vorschriften und reicht von wenigen Jahren bis zur dauerhaften Aufbewahrung im Archiv. Die konkrete Einordnung Ihrer Unterlagen gehört in die Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Archiv, wir liefern die Technik dafür.
Die GoBD verlangen die Originalform. Bei einer E-Rechnung im Format ZUGFeRD bedeutet das: Das eingebettete XML muss erhalten bleiben, ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF genügt nicht. billerbeck DMS legt die Datei so ab, wie sie hereingekommen ist, und erzeugt die Ansicht daraus.
Ja. Der Betrieb ist im eigenen Haus möglich oder bei uns, und die Entscheidung lässt sich später ändern. Gerade bei Personalakten und Verwaltungsvorgängen ist die Frage, wo die Daten liegen, oft die erste im Gespräch.
Wie sieht Ihre Ablage heute aus?
Erzählen Sie uns, wo bei Ihnen Akten liegen und wer sie sucht. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob eine E-Akte der nächste Schritt ist oder erst etwas anderes dran ist. 30 bis 45 Minuten, kostenlos.
