Was billerbeck Tasks abdeckt
Thema anklicken, Abschnitt lesenKarten mit Zuständigkeit, Frist und Bezug zum Vorgang, wie man es von Trello kennt.
Woher Aufgaben kommenAus Workflows, E-Mails, Fristen und Dokumenten, statt nur auf Zuruf.
Was eine Aufgabe auslöstIst sie erledigt, kann sie den nächsten Ablauf anstoßen.
Der eigene TagWas heute ansteht, steht morgens schon zusammengestellt da.
WiederkehrendesEinmal einstellen, danach erscheint die Aufgabe von selbst wieder.
Wer damit arbeitetWie verschiedene Abteilungen dasselbe Werkzeug unterschiedlich nutzen.
Der ZusammenhangWarum eine Aufgabe ohne den zugehörigen Vorgang nur ein Zettel ist.
Häufige FragenEinführung, Rechte und das Zusammenspiel mit PIM und DMS.
Die Aufgabe ist offen.
Der Zusammenhang auch.
Links die Arbeitsbereiche, daneben Aufgaben und Unteraufgaben, rechts der geöffnete Vorgang. Hier sehen Sie unser Tasks im laufenden Betrieb.
Beschreibung, Kommentare, Anhänge und Zeiten bleiben am selben Vorgang. Die Ansicht zeigt eine Rechnungsprüfung, die ein Workflow angelegt hat.
Originalansicht vergrößernEin Ort für den Vorgang. Aufgaben, Unteraufgaben und die Beschreibung stehen nebeneinander.
Arbeit bleibt nachvollziehbar. Der geschätzte Aufwand steht neben der gebuchten Zeit. Kommentare, Anhänge und Logs ergänzen den Verlauf.
Der Bezug bleibt erhalten. Anhänge kommen aus dem DMS oder wandern beim Hochladen dorthin. Zuständige finden die Aufgabe in ihrer eigenen Übersicht.
Aufgaben entstehen.
Nicht nur auf Zuruf.
Der größte Teil der täglichen Arbeit ist absehbar: Eine Rechnung kommt herein, ein Vertrag läuft aus, eine Wartung ist fällig. Solche Aufgaben muss niemand von Hand anlegen, sie erscheinen von selbst bei der zuständigen Person.
Derselbe Ort für Arbeit, die auf unterschiedlichen Wegen entsteht.
Aus Workflows+
Erreicht ein Workflow einen Schritt, an dem ein Mensch entscheiden muss, entsteht daraus eine Aufgabe. Sie trägt den Vorgang, die Frist und alles Nötige gleich mit.
Aus E-Mails+
Eingehende Anfragen an ein Support- oder Vertriebspostfach werden zur Aufgabe, statt in einem Sammelpostfach zu versanden. Der Verlauf bleibt an der Karte.
Nach Zeitplan+
Wartungen, Prüfungen und Fristen einmal einstellen. Danach erscheint die Aufgabe automatisch, rechtzeitig vorher und beim richtigen Team.
Aus Dokumenten+
Ein neuer Vertrag im DMS oder eine Statusänderung im PIM kann eine Aufgabe auslösen: prüfen, freigeben, nachpflegen.
Von Hand+
Alles, was sonst auf einem Zettel oder in einer Chatnachricht landet: schnell erfassen, zuweisen, Frist setzen. Zwei Klicks, kein Formularmarathon.
Aus Terminen+
Nach einem Kundenbesuch steht der Besuchsbericht als Aufgabe bereit, samt Kunde und Termin. Nichts geht auf dem Rückweg verloren.
Aus einer Aufgabe wird
ein Ablauf.
Auf einem gewöhnlichen Board ist eine abgehakte Karte einfach weg. Bei uns kann genau dort etwas anfangen: Wer eine Aufgabe abschließt oder anlegt, stößt im Hintergrund einen Workflow an. Der schreibt die Kündigung, verschickt die Erinnerung oder legt die nächste Aufgabe an, ohne dass jemand ein zweites Programm öffnet. Die KI bereitet vor, was sich vorbereiten lässt.
- Auslöser
Aufgabe oder Frist
Ein Termin ist erreicht, jemand legt eine Aufgabe an oder schließt sie ab.
- Workflow
Der nächste Schritt läuft an.
Der hinterlegte Ablauf prüft, erzeugt oder verteilt. Wo eine Freigabe nötig ist, wartet er.
- Ergebnis
Der Vorgang geht weiter.
Dokument und Ergebnis bleiben nachvollziehbar, die Folgeaufgabe landet bei der nächsten Person.
Kündigung zur Frist+
Eine Kündigungsfrist rückt näher. Tasks liest sie aus dem Vertrag im DMS, legt die Aufgabe an und startet auf Wunsch den Workflow, der das Schreiben aufsetzt und die Erinnerung verschickt. Sie geben nur noch frei.
Wartung im Takt+
Eine wiederkehrende Wartung erscheint pünktlich als Aufgabe. Ist sie erledigt, übernimmt der Workflow den Rest: Er legt das Protokoll ab und setzt den nächsten Termin.
Ein Klick, ein Ablauf+
Hinter vielen Aufgaben steckt immer derselbe Ablauf. Den hinterlegen Sie einmal. Danach genügt es, die Aufgabe abzuschließen, und der Workflow zieht die Folgeschritte durch.
Morgens steht die Liste
schon da.
Niemand muss durch Postfächer, Ordner und Systeme wandern, um herauszufinden, was ansteht. Jeder Mitarbeiter öffnet seine Liste und sieht genau das, was ihm zugewiesen ist, sortiert nach Dringlichkeit.
Was heute dran ist
Fällige und überfällige Aufgaben zuerst, danach der Rest. Wer vertritt, sieht die Aufgaben der Kollegin mit, ohne dass etwas umgebucht werden muss.
Erinnerung statt Nachfrage
Läuft eine Frist ab, erinnert das System von selbst. Bleibt es liegen, eskaliert die Aufgabe an die nächste Instanz. Niemand muss hinterhertelefonieren.
Alles an der Karte
Dokument, Kunde, Vorgang, bisheriger Verlauf. Kein Wechsel zwischen fünf Programmen, um eine Aufgabe zu erledigen.
Überblick für die Leitung
Wo staut es sich, was liegt zu lange, wo braucht ein Team Unterstützung. Auslastung wird sichtbar, ohne dass jemand Berichte zusammenstellt.
Wiederkehrendes stellen Sie
einmal ein.
Wartungen, Prüffristen, Inventuren, Berichte: Arbeit, die sich in festem Takt wiederholt und trotzdem regelmäßig vergessen wird. In Tasks wird daraus eine Serie, die sich selbst meldet.
Wartung Anlage Nord.
Ein Termin, ein Takt, genug Vorlauf. Jede Durchführung bringt ihre Aufgabe mit, zusammen mit Checkliste und letztem Prüfprotokoll aus dem DMS.
Beispielplanung. Es werden keine Aufgaben angelegt. Wochenenden und Feiertage werden hier nicht berücksichtigt.
Bitte wählen Sie einen gültigen Termin zwischen 2000 und 2090.
Drei Wartungstermine, jeweils 28 Tage Vorlauf.
- Aufgabe bereitWartung
- Aufgabe bereitWartung
- Aufgabe bereitWartung
Nachweise bleiben am Vorgang. Auch wenn die nächste Durchführung schon ansteht.
Vorlauf statt Zeitdruck. Fristen melden sich rechtzeitig, damit noch Zeit zum Handeln bleibt.
Checkliste statt Gedächtnis. Wiederkehrende Schritte helfen auch der Vertretung.
Historie statt Rückfrage. Durchführung, Bearbeitung und Ergebnis bleiben auffindbar.
Ein Werkzeug, das
jede Abteilung anders nutzt.
Tasks ist keine Speziallösung für ein Team, sondern die gemeinsame Arbeitsfläche. Jede Abteilung arbeitet auf ihrem eigenen Board, die Vorgänge dahinter hängen aber am selben Datenbestand.
E-Mail-Support+
Anfragen aus dem Sammelpostfach werden zu zugewiesenen Aufgaben mit Zuständigkeit und Frist. Man sieht, wer antwortet und was noch offen ist, statt gegenseitig dieselbe Mail zu bearbeiten.
Vertragsverwaltung+
Verträge liegen im DMS, die Fristen liegen in Tasks. Kündigungs- und Verlängerungstermine melden sich rechtzeitig, statt in einer Tabelle zu schlummern.
Besuchsberichte+
Nach dem Kundentermin steht die Aufgabe bereit: Bericht erfassen, Maßnahmen festhalten, Folgeaufgaben verteilen. Der Bericht landet am Kunden, nicht in einem privaten Notizbuch.
Wartung & Prüfung+
Wiederkehrende Technik- und Prüftermine als Serie anlegen. Jede Durchführung wird dokumentiert, damit später nachvollziehbar bleibt, wann was geprüft wurde.
Projektmanagement+
Projekte in Phasen und Aufgabenpakete gliedern, Zuständigkeiten und Termine setzen, Fortschritt am Board sehen. Für die Projektarbeit, die zwischen Tagesgeschäft läuft.
Freigaben+
Rechnungen, Angebote, Produktdaten: Was jemand abzeichnen muss, erscheint als Aufgabe mit allem Nötigen daneben. Freigabe und Ablehnung samt Begründung werden protokolliert.
Aufgaben ohne Kontext
sind nur Zettel.
Der Unterschied zu einem reinen Aufgabentool: Jede Karte hängt am echten Vorgang. Das Dokument liegt im DMS, das Produkt im PIM, den Ablauf steuert billerbeck KI. Tasks ist die ruhige Oberfläche für den Menschen, auf der alles zusammenkommt, während die Workflows im Hintergrund laufen.
Kurz beantwortet.
Die Bedienung ist bewusst ähnlich, damit niemand geschult werden muss. Darunter liegt der Unterschied: Tasks ist voll in Ihre Systeme eingebunden. Aufgaben entstehen automatisch aus Workflows, E-Mails, Fristen und Dokumenten, jede Karte hängt am echten Vorgang in PIM oder DMS, und eine erledigte Aufgabe kann selbst einen Workflow anstoßen, der die Kündigung schreibt oder die Erinnerung verschickt. Dazu sortiert die KI vor und bereitet Entscheidungen auf. Ein reines Board müssten Sie von Hand füllen und gepflegt halten.
Ja. Zu jeder Aufgabenart lässt sich ein Workflow hinterlegen. Schließen Sie die Aufgabe ab oder erreicht sie eine Frist, läuft der Ablauf im Hintergrund: ein Schreiben rausschicken, ein Dokument erzeugen, die nächste Aufgabe anlegen. Wo eine Freigabe nötig ist, hält der Workflow an und fragt nach.
Nein. Tasks lässt sich eigenständig nutzen, mit manuell angelegten und wiederkehrenden Aufgaben. Mit billerbeck KI kommt der automatische Teil dazu: Aufgaben aus Workflows, vorsortierte E-Mails und vorbereitete Entscheidungen. Die KI liest eingehende Mails und Dokumente aus, schlägt Zuständigkeit und Frist vor und fasst den Vorgang zusammen. Entscheiden tun weiterhin Sie.
Über die Anbindung eines Postfachs, typischerweise ein Support- oder Vertriebspostfach. Eingehende Nachrichten werden zu Aufgaben, der Mailverlauf bleibt an der Karte, und Antworten lassen sich von dort schreiben.
Nein, Sichtbarkeit läuft über Rollen und Teams. Jeder sieht seine eigenen Aufgaben und die seines Bereichs. Vertretungsregeln lassen sich hinterlegen, damit im Urlaubsfall nichts liegen bleibt.
Ja. Wie die übrigen Bausteine der Plattform läuft Tasks wahlweise auf Ihren eigenen Servern oder gehostet in Deutschland, DSGVO-konform.
Technisch ja, sinnvoll meistens nicht. Der Unterschied zu einem gewöhnlichen Board ist, dass Aufgaben von allein entstehen: aus einer eingehenden E-Mail, einer ablaufenden Frist, einem neuen Dokument. Ohne PIM und DMS fehlen genau diese Zulieferer, und übrig bleibt ein Board, das jemand von Hand füllt.
Die legen Sie einmal an und sie erscheinen danach von selbst: die Quartalswartung, die Kündigungsfrist eines Vertrags, die jährliche Prüfung. Die Frist hängt dabei am Vorgang im DMS, nicht an einem Kalendereintrag bei einer einzelnen Person. Fällt jemand aus, läuft die Aufgabe trotzdem auf.
Mit einer Aufgabe anfangen.
Was soll morgen
nicht mehr liegen bleiben?
Eine Frist, eine Support-Mail, eine Wartung. Wir zeigen Ihnen am System, wie daraus ein nachvollziehbarer Vorgang wird.
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