Jeder sieht,
was zu tun ist.
billerbeck Tasks bündelt alle offenen Aufgaben an einer Stelle: die, die aus Workflows entstehen, und die, die jemand selbst anlegt. Als Board, wie man es kennt.
Was billerbeck Tasks abdeckt
Thema anklicken, Abschnitt lesenSpalten, Karten, Zuständigkeiten, Fristen. Bedienung, wie man sie von Trello kennt, nur an Ihre Daten angebunden.
Woher Aufgaben kommenAus Workflows, aus E-Mails, aus einem Termin oder von Hand angelegt. Alles landet in derselben Liste.
Meine AufgabenJeder Mitarbeiter sieht ohne Suchen, was heute offen ist, was drängt und was auf ihn wartet.
EinsatzbereicheE-Mail-Support, Vertragsverwaltung, Besuchsberichte, Wartungen, Projektmanagement.
Wiederkehrende ArbeitWartungen, Prüfungen, Fristen. Einmal einstellen, danach erscheint die Aufgabe von selbst.
VerbundJede Aufgabe hängt am echten Dokument, Produkt oder Vorgang aus DMS, PIM und billerbeck KI.
Bedienung, die niemand
erklären muss.
Spalten, Karten, ziehen, fertig. Wer schon einmal mit einem Board gearbeitet hat, kommt sofort zurecht. Der Unterschied liegt darunter: Jede Karte hängt an einem echten Vorgang aus Ihren Systemen, und viele entstehen von allein.
Eingangsrechnung 4711 prüfen
Support: Lieferung unvollständig
Wartung Anlage Nord · Quartal
Angebot Messe nachfassen
Kunde Meridian · Bericht erfassen
Produktdaten Serie F freigeben
Shop-Relaunch · Kategoriebaum
Rahmenvertrag Zulieferer Süd
Reklamation 8821 · Gutschrift
Prüfung Brandschutz · Halle 2
Kündigungsfrist Wartung geprüft
Aufgaben entstehen.
Nicht nur auf Zuruf.
Der größte Teil der täglichen Arbeit ist absehbar: Eine Rechnung kommt herein, ein Vertrag läuft aus, eine Wartung ist fällig. Solche Aufgaben muss niemand von Hand anlegen, sie erscheinen von selbst bei der zuständigen Person.
Aus Workflows
Erreicht ein Workflow einen Schritt, an dem ein Mensch entscheiden muss, entsteht daraus eine Aufgabe. Sie trägt den Vorgang, die Frist und alles Nötige gleich mit.
Aus E-Mails
Eingehende Anfragen an ein Support- oder Vertriebspostfach werden zur Aufgabe, statt in einem Sammelpostfach zu versanden. Der Verlauf bleibt an der Karte.
Nach Zeitplan
Wartungen, Prüfungen und Fristen einmal einstellen. Danach erscheint die Aufgabe automatisch, rechtzeitig vorher und beim richtigen Team.
Aus Dokumenten
Ein neuer Vertrag im DMS oder eine Statusänderung im PIM kann eine Aufgabe auslösen: prüfen, freigeben, nachpflegen.
Von Hand
Alles, was sonst auf einem Zettel oder in einer Chatnachricht landet: schnell erfassen, zuweisen, Frist setzen. Zwei Klicks, kein Formularmarathon.
Aus Terminen
Nach einem Kundenbesuch steht der Besuchsbericht als Aufgabe bereit, samt Kunde und Termin. Nichts geht auf dem Rückweg verloren.
Morgens eine Liste.
Keine Suche.
Niemand muss durch Postfächer, Ordner und Systeme wandern, um herauszufinden, was ansteht. Jeder Mitarbeiter öffnet seine Liste und sieht genau das, was ihm zugewiesen ist, sortiert nach Dringlichkeit.
Was heute dran ist
Fällige und überfällige Aufgaben zuerst, danach der Rest. Wer vertritt, sieht die Aufgaben der Kollegin mit, ohne dass etwas umgebucht werden muss.
Erinnerung statt Nachfrage
Läuft eine Frist ab, erinnert das System von selbst. Bleibt es liegen, eskaliert die Aufgabe an die nächste Instanz. Niemand muss hinterhertelefonieren.
Alles an der Karte
Dokument, Kunde, Vorgang, bisheriger Verlauf. Kein Wechsel zwischen fünf Programmen, um eine Aufgabe zu erledigen.
Überblick für die Leitung
Wo staut es sich, was liegt zu lange, wo braucht ein Team Unterstützung. Auslastung wird sichtbar, ohne dass jemand Berichte zusammenstellt.
Ein Werkzeug.
Viele Abteilungen.
Tasks ist keine Speziallösung für ein Team, sondern die gemeinsame Arbeitsfläche. Jede Abteilung arbeitet auf ihrem eigenen Board, die Vorgänge dahinter hängen aber am selben Datenbestand.
E-Mail-Support
Anfragen aus dem Sammelpostfach werden zu zugewiesenen Aufgaben mit Zuständigkeit und Frist. Man sieht, wer antwortet und was noch offen ist, statt gegenseitig dieselbe Mail zu bearbeiten.
Vertragsverwaltung
Verträge liegen im DMS, die Fristen liegen in Tasks. Kündigungs- und Verlängerungstermine melden sich rechtzeitig, statt in einer Tabelle zu schlummern.
Besuchsberichte
Nach dem Kundentermin steht die Aufgabe bereit: Bericht erfassen, Maßnahmen festhalten, Folgeaufgaben verteilen. Der Bericht landet am Kunden, nicht in einem privaten Notizbuch.
Wartung & Prüfung
Wiederkehrende Technik- und Prüftermine als Serie anlegen. Jede Durchführung wird dokumentiert, damit später nachvollziehbar bleibt, wann was geprüft wurde.
Projektmanagement
Projekte in Phasen und Aufgabenpakete gliedern, Zuständigkeiten und Termine setzen, Fortschritt am Board sehen. Für die Projektarbeit, die zwischen Tagesgeschäft läuft.
Freigaben
Rechnungen, Angebote, Produktdaten: Was jemand abzeichnen muss, erscheint als Aufgabe mit allem Nötigen daneben. Freigabe und Ablehnung samt Begründung werden protokolliert.
Einmal einstellen.
Dann von allein.
Wartungen, Prüffristen, Inventuren, Berichte: Arbeit, die sich in festem Takt wiederholt und trotzdem regelmäßig vergessen wird. In Tasks wird daraus eine Serie, die sich selbst meldet.
Fristen, die sich melden
Kündigungsfristen, Zertifikate, Prüfplaketten. Das System erinnert früh genug, dass noch Zeit zum Handeln bleibt.
Checklisten statt Gedächtnis
Wiederkehrende Aufgaben bringen ihre Schritte mit. Auch Vertretungen wissen sofort, was zu tun ist.
Lückenlose Historie
Wann wurde zuletzt geprüft, von wem, mit welchem Ergebnis. Bei Audits eine Frage von Sekunden.
Aufgaben ohne Kontext
sind nur Zettel.
Der Unterschied zu einem reinen Aufgabentool: Jede Karte hängt am echten Vorgang. Das Dokument liegt im DMS, das Produkt im PIM, den Ablauf steuert billerbeck KI. Tasks ist die Oberfläche, auf der das für den Menschen zusammenkommt.
Mit PIM
Produktdaten freigeben, Varianten nachpflegen, Übersetzungen prüfen. Die Aufgabe verweist direkt auf den Datensatz.
Mit DMS
Verträge, Rechnungen und Protokolle hängen an der Aufgabe. Erledigtes wird revisionssicher abgelegt.
Mit billerbeck KI
Die KI bereitet vor: liest aus, schlägt vor, sortiert zu. Was sie nicht allein entscheiden darf, wird zur Aufgabe für einen Menschen.
Ein Board ist schnell eingeführt. Der Wert entsteht, wenn die Aufgaben von selbst entstehen und ihren Vorgang mitbringen.
Kurz beantwortet.
Die Bedienung ist bewusst ähnlich, damit niemand geschult werden muss. Der Unterschied liegt darunter: Aufgaben entstehen automatisch aus Workflows, E-Mails, Fristen und Dokumenten, und jede Karte hängt am echten Vorgang in PIM oder DMS. Ein reines Board müssten Sie von Hand füllen und gepflegt halten.
Nein. Tasks lässt sich eigenständig nutzen, mit manuell angelegten und wiederkehrenden Aufgaben. Mit billerbeck KI kommt der automatische Teil dazu: Aufgaben aus Workflows, vorsortierte E-Mails und vorbereitete Entscheidungen.
Über die Anbindung eines Postfachs, typischerweise ein Support- oder Vertriebspostfach. Eingehende Nachrichten werden zu Aufgaben, der Mailverlauf bleibt an der Karte, und Antworten lassen sich von dort schreiben.
Nein, Sichtbarkeit läuft über Rollen und Teams. Jeder sieht seine eigenen Aufgaben und die seines Bereichs. Vertretungsregeln lassen sich hinterlegen, damit im Urlaubsfall nichts liegen bleibt.
Ja. Wie die übrigen Bausteine der Plattform läuft Tasks wahlweise auf Ihren eigenen Servern oder gehostet in Deutschland, DSGVO-konform.
Zeigen Sie uns einen Tag im Tagesgeschäft.
Erzählen Sie uns, was bei Ihnen regelmäßig liegen bleibt: Fristen, Support-Mails, Wartungen, Freigaben. Wir bauen daraus ein Board und zeigen, welche dieser Aufgaben von allein entstehen können.
