Was die Plattform abdeckt
Thema anklicken, Abschnitt lesenPIM, DMS, Tasks und billerbeck KI, jeder für sich einführbar.
Was Sie brauchenIhr Problem anklicken oder die Bausteine wählen, die Antwort steht darunter.
Was hineinkommtWomit sich PIM, DMS und Tasks im Alltag füllen.
Womit anfangenFünf Angaben, am Ende eine Reihenfolge und eine grobe Schätzung.
Das ZusammenspielWie die Bausteine mit ERP, Shop und Vertriebskanälen zusammenhängen.
Häufige FragenEinführung, ERP, Hosting und Preise.
Die billerbeck Plattform ist eine Softwareplattform für den Mittelstand aus vier Bausteinen: PIM für Produktdaten, DMS für Dokumente und E-Mails, Tasks für Aufgaben und billerbeck KI für Antworten und Workflows. Alle vier arbeiten auf derselben Datenbasis, deshalb braucht es zwischen ihnen keine Schnittstelle und keine doppelte Pflege. Betrieben wird die Plattform wahlweise auf Ihren eigenen Servern oder gehostet in Deutschland.
Produktdaten zentralisieren
Eine zentrale Quelle für alle Produktdaten, mehrsprachig und kanalfähig. Läuft für sich.
Dokumente strukturieren
Dokumentenmanagement mit Volltextsuche, Versionierung und sicherer Ablage. Läuft ebenfalls für sich.
Offene Aufgaben an einer Stelle
Bündelt, was aus Workflows, Fristen und Dokumenten entsteht. Als Board mit Zuständigkeiten und Terminen. Braucht die anderen Bausteine als Zulieferer.
Der Verstärker
Liest direkt aus PIM, DMS und Tasks und antwortet aus Ihrem eigenen Bestand. Dazu Workflows mit KI-Schritten und menschlichen Prüfstellen. On-premise, deutsch gehostet oder mit Cloud-Modell.
Sie wählen aus,
was Sie brauchen.
Zwei Wege zur selben Antwort: Sagen Sie, was bei Ihnen gerade klemmt, oder klicken Sie die Bausteine direkt an.
Was klemmt bei Ihnen gerade?
Oder direkt: welche Bausteine?
Wählen Sie mindestens einen Baustein
PIM und DMS tragen sich allein. Tasks und billerbeck KI entfalten ihre Wirkung erst im Verbund, deshalb lohnt sich das Durchklicken.
PIM allein: die Produktdaten sind sortiert
Ein Ort für Artikel, Varianten, Attribute, Bilder und Übersetzungen. Wer etwas ändert, ändert es einmal, und Shop, Katalog und Datenblatt ziehen nach. Das trägt sich auch ohne alles andere.
Was fehlt: Prüfberichte, Zertifikate und Verträge liegen weiterhin auf dem Dateiserver.
DMS allein: die Dokumente sind auffindbar
Rechnungen, Verträge, Zertifikate und E-Mails liegen an einer Stelle, revisionssicher abgelegt und über die Volltextsuche in Sekunden gefunden. Auch das funktioniert eigenständig.
Was fehlt: Produktdaten bleiben in Excel, und aus einem gefundenen Dokument wird noch keine Aufgabe.
Tasks braucht Zulieferer
Tasks bündelt, was in Ihren Systemen entsteht: eine fällige Freigabe, eine Vertragsfrist, die Wartung im Quartalstakt. Ohne ein System, das diese Aufgaben liefert, wäre es ein weiteres Board, das jemand von Hand füllt, und dafür brauchen Sie uns nicht.
Nehmen Sie PIM, DMS oder billerbeck KI dazu, dann entstehen die Aufgaben von selbst.
Die KI allein liest ins Leere
billerbeck KI beantwortet Fragen aus Ihrem eigenen Bestand statt aus dem halben Internet. Nur muss dieser Bestand erst einmal existieren. Ohne PIM und ohne DMS bleibt ein Chatfenster wie jedes andere.
Was fehlt: die Datenquelle. PIM und DMS sind das Futter.
Daten und Dokumente unter einem Dach
Das Datenblatt hängt am Artikel, das Prüfzertifikat ebenso. Wer im PIM einen Artikel öffnet, sieht die zugehörigen Dokumente, ohne den Ordner auf dem Server zu suchen. Für viele Betriebe ist das schon der größte Sprung.
Was fehlt: gefunden ist noch nicht erledigt. Freigaben und Fristen laufen weiter über E-Mail.
Pflege mit Zuständigkeit
Fehlt einem Artikel ein Maß, eine Übersetzung oder ein Bild, entsteht daraus eine Aufgabe mit Namen und Frist, statt einer Zeile in einer Mängelliste, die niemand liest.
Was fehlt: die Dokumente. Und die Lücken muss noch jemand melden, statt dass sie von selbst auffallen.
Vom Dokument zum Vorgang
Ein Vertrag kommt herein, das DMS legt ihn ab, Tasks erinnert vier Wochen vor der Kündigungsfrist. Freigaben laufen über Stufen statt über Weiterleitungen, und am Ende steht nachvollziehbar, wer wann zugestimmt hat.
Was fehlt: Produktdaten. Und ausgelesen werden die Dokumente noch von Hand.
Die KI arbeitet am Produktdatenbestand
Jetzt hat die KI etwas zu lesen. Sie schlägt fehlende Attribute vor, übersetzt Beschreibungen in Ihre Zielsprachen, findet Dubletten und prüft, ob eine Angabe plausibel ist. Sie schauen drüber und geben frei.
Was fehlt: ein Ort für das Ergebnis. Vorschläge, die niemandem zugewiesen sind, bleiben liegen.
Die KI liest Ihre Dokumente
Eingangsrechnungen und Lieferscheine werden ausgelesen statt abgetippt, und auf die Frage nach der Garantiezeit eines Bauteils kommt eine Antwort mit Quellenangabe aus Ihrem eigenen Archiv.
Was fehlt: aus der Antwort wird noch kein Vorgang, und Produktdaten sind nicht dabei.
Erkennen und zuweisen
Die KI erkennt, dass etwas zu tun ist, Tasks sorgt dafür, dass es jemand tut. Das ist das Paar, aus dem Arbeit wird statt nur Erkenntnis.
Was fehlt: die Grundlage. Ohne PIM und DMS hat die KI wenig, worin sie überhaupt etwas erkennen könnte.
Der Betrieb läuft geordnet
Daten, Dokumente und Aufgaben greifen ineinander. Jede Freigabe hat einen Weg, jede Frist einen Verantwortlichen, jedes Dokument einen Platz.
Was fehlt: Tempo. Ohne KI bleibt die Arbeit am Bestand Handarbeit, also auslesen, übersetzen, prüfen, nachfragen.
Wissen aus dem eigenen Haus
Die KI liest Produktdaten und Dokumente gemeinsam und beantwortet damit Fragen, die vorher drei Anrufe gekostet hätten. Sie füllt Lücken im PIM und liest Belege im DMS aus.
Was fehlt: Tasks. Alles, was die KI findet, landet in einer Antwort statt in einem Arbeitsauftrag.
Produktdaten, die sich selbst melden
Die KI findet die Lücke im Datensatz, Tasks bringt sie zu der Person, die sie schließen kann, und meldet zurück, wenn es erledigt ist. Produktpflege wird zum Ablauf statt zum Projekt.
Was fehlt: die Dokumente. Prüfberichte und Zertifikate liegen weiter außerhalb.
Der Posteingang erledigt sich weitgehend selbst
Ein Beleg kommt an, die KI liest ihn aus und ordnet ihn zu, Tasks legt die Prüfung bei der zuständigen Person ab und hält die Frist nach. Sie schauen drauf und geben frei.
Was fehlt: PIM. Wenn Sie Artikel pflegen, bleibt dieser Teil Handarbeit.
Der Kreis schließt sich
Produktdaten und Dokumente bilden den Bestand, die KI liest ihn und erkennt, was zu tun ist, Tasks bringt es zur richtigen Person, und das Ergebnis fließt zurück in den Bestand.
Das ist der Vollausbau. Sie müssen dort nicht anfangen, und die meisten tun es auch nicht.
Fangen Sie mit dem PIM an. Solange die Wahrheit über einen Artikel in einer Tabelle liegt, die drei Leute gleichzeitig offen haben, hilft kein weiteres System daneben. Erst wenn Maße, Texte und Bilder einen verbindlichen Platz haben, lohnt sich alles, was darauf aufbaut. Der Umbau ist kleiner als befürchtet: Die Tabellen wandern als Import hinein, die Attribute richten wir an Ihrer Struktur aus. Zum PIM
Dann ist das DMS der erste Schritt. Nicht wegen der Ablage an sich, sondern wegen der Volltextsuche: Sie suchen nach einer Chargennummer und finden sie im Text eines gescannten Berichts, nicht nur im Dateinamen. Das rechnet sich am schnellsten dort, wo Zertifikate und Prüfberichte vorgehalten werden müssen und heute eine Ordnerlogik gilt, die vor Jahren jemand anders angelegt hat. Zum DMS
Tasks löst das, aber nicht für sich allein. Ein Aufgabenwerkzeug, das jemand von Hand füllt, ist nur ein weiteres Board neben dem Postfach. Interessant wird es, wenn die Aufgaben von selbst entstehen: aus einer Vertragslaufzeit im DMS, aus einem unvollständigen Datensatz im PIM, aus einer Meldung von draußen. Deshalb steht hier das DMS mit dabei. Zu Tasks
Das ist der Fall für DMS und billerbeck KI zusammen. Die KI antwortet aus Ihren eigenen Unterlagen und nennt die Quelle dazu, sodass die fragende Person die Stelle selbst nachlesen kann. Was sie im Bestand nicht findet, erfindet sie nicht. Voraussetzung ist genau das, was der erste Baustein liefert: ein Archiv, in dem die Antworten überhaupt stehen. Zu billerbeck KI
Hier geht es weniger um einen Baustein als um die Richtung der Daten. Das ERP führt Preise, Bestände und Stammdaten, das PIM führt alles, was den Artikel beschreibt, und der Shop bekommt beides zugespielt, statt eine dritte Wahrheit zu verwalten. Wir binden das bestehende ERP an, statt es zu ersetzen. Welche Felder aus welchem System führend sind, klären wir vorher schriftlich, sonst wird aus der Doppelpflege eine Dreifachpflege. Zum PIM
Abtippen ist der Teil, der sich am schnellsten erübrigt. Der Beleg kommt per Mail oder Scan herein, die KI liest Lieferant, Betrag, Nummer und Datum aus, das DMS legt ihn revisionssicher ab, und Tasks legt die Prüfung bei der zuständigen Person mit Frist. Sie schauen drauf und geben frei. Was die KI nicht sicher erkennt, markiert sie, statt zu raten. Zum DMS
Es kommt übrigens vor, dass wir davon abraten, etwas Neues zu kaufen. Wenn zwei Übergaben von Hand der eigentliche Engpass sind, binden wir die vorhandenen Systeme an, statt ein weiteres danebenzustellen. Das ist auf Dauer für beide Seiten das bessere Geschäft.
Damit füllen sich die Bausteine.
Abstrakt bleibt es schwer zu greifen, deshalb konkret: das hier landet in den Systemen.
Alles, was ein Artikel über sich weiß
- Artikelstammdaten und Varianten
- Attribute, Maße, Wertelisten
- Produktbilder, Datenblätter, CAD-Dateien
- Übersetzungen je Zielsprache
- Kategorien, Ordner, Sortimente
- Kanal- und Exportdaten für Shop und Marktplatz
Alles, was als Datei hereinkommt
- Eingangsrechnungen und Lieferscheine
- Verträge samt Laufzeit und Kündigungsfrist
- Zertifikate, Prüfberichte, Sicherheitsdatenblätter
- E-Mails mit Anhang, direkt aus Outlook
- Arbeitsanweisungen und Wiki-Artikel
- Zeichnungen, Pläne, Fotos vom Schadensfall
Alles, was jemand tun muss
- Datenblatt freigeben, bis Freitag
- Vertrag läuft in 30 Tagen aus
- Wartung Anlage Nord, jedes Quartal
- Reklamation prüfen und beantworten
- Einarbeitung der neuen Kollegin, 12 Schritte
- Rückruf beim Lieferanten wegen fehlender Maße
Die KI bekommt kein eigenes Futter
Sie liest, was in PIM, DMS und Tasks ohnehin schon liegt. Nichts wird extra hochgeladen, nichts doppelt gepflegt.
Genau deshalb steht sie selten am Anfang eines Projekts, sondern an der Stelle, an der genug Material da ist, mit dem sie arbeiten kann.
Womit sollten Sie anfangen?
Fünf Angaben, keine Kontaktdaten. Am Ende steht eine Reihenfolge und eine grobe Schätzung, wie viel Arbeitszeit dabei frei wird.
Schätzwerte, kein Angebot. Gerechnet wird mit Erfahrungswerten: rund 45 Prozent der Belegschaft arbeitet täglich mit Daten und Dokumenten, davon je 2,5 Stunden pro Woche fürs Suchen und Nachfragen und 1 Stunde fürs Abstimmen, dazu etwa 1,4 Minuten Pflegeaufwand je Artikel und Monat sowie 4 Minuten je Beleg. Ein DMS nimmt vom Such- und Belegaufwand rund 35 bis 40 Prozent, ein PIM vom Pflegeaufwand etwa 40 Prozent, Tasks vom Abstimmungsaufwand rund 30 Prozent. billerbeck KI kommt mit 8 bis 20 Prozent obendrauf, aber nur zusammen mit dem Baustein, der die Daten liefert. Insgesamt deckeln wir bei 65 Prozent. Ihre Werte können deutlich abweichen, deshalb schauen wir uns das im Gespräch an Ihren eigenen Zahlen an.
Ein verbundenes Software-Ökosystem
PIM und DMS halten Produktdaten und Dokumente sauber, angebunden an ERP, Vertriebskanäle und externe Quellen. billerbeck KI fließt als Workflows und Wissen dazwischen, und was dabei zu tun ist, landet in Tasks.
Vertriebskanäle
- E-Commerce ↗
- Marktplätze ↗
- Kataloge ↗
Eingehende Daten
Die Plattform:
die wichtigsten Antworten.
Die billerbeck Plattform ist eine Unternehmenssoftware für den Mittelstand aus vier Bausteinen: PIM für Produktdaten, DMS für Dokumente und E-Mails, Tasks für Aufgaben und billerbeck KI für Antworten und Workflows. Alle vier liegen auf derselben Datenbasis. Zwischen ihnen braucht es deshalb keine Schnittstelle und nichts wird doppelt gepflegt.
Nein. PIM und DMS laufen jedes für sich, und die meisten fangen mit einem davon an. Tasks und billerbeck KI brauchen dagegen Zulieferer: Tasks bündelt, was aus Workflows, Fristen und Dokumenten entsteht, und die KI antwortet aus dem, was in PIM und DMS liegt. Ohne gepflegte Datenbasis bleibt von beiden wenig übrig.
Produktdaten und Dokumente hängen dann am selben Artikel: Wer im PIM einen Artikel öffnet, sieht Datenblatt, Prüfzertifikat und Lieferantenerklärung direkt daneben, statt sie auf dem Dateiserver zu suchen. Für viele Betriebe ist das der größte einzelne Sprung, weil es die häufigste Sucherei beendet.
Meistens nicht als erster Schritt. billerbeck KI antwortet aus Ihrem eigenen Bestand und nennt die Quelle dazu. Liegt dieser Bestand verstreut auf Laufwerken und in Postfächern, fehlt ihr die Grundlage. Sortieren Sie zuerst mit PIM oder DMS, dann wirkt die KI auf etwas, das es gibt.
Nein, sie arbeitet daneben. Die kaufmännischen Stammdaten bleiben im ERP: Artikelnummer, Preis, Bestand, Buchhaltung. Im PIM entsteht alles, was darüber hinausgeht und was Shop, Marktplatz und Katalog verlangen. Über Schnittstellen bleiben beide Seiten auf demselben Stand. Die Anbindung an SAP, Navision oder ein anderes ERP bauen wir je Projekt individuell, über JSON, REST-API oder CSV.
Beides ist möglich: on-premise in Ihrem Haus oder gehostet in einem deutschen Rechenzentrum. Bei billerbeck KI entscheiden Sie das zusätzlich pro Agent. Lokale Modelle rechnen auf Ihrer eigenen Infrastruktur, und an ein externes Modell geht nur, was Sie ausdrücklich freigegeben haben.
Das hängt am Umfang. Kleinere Projekte gehen oft in wenigen Wochen live, größere Integrationen mit ERP und mehreren Kanälen brauchen einige Monate. Der Ablauf ist immer derselbe: Bestandsaufnahme, Pilot mit echten Daten, Einführung, dann Betrieb und Weiterentwicklung. Der laufende Betrieb steht dabei nicht still.
In Kraichtal in Baden-Württemberg, seit rund zehn Jahren. Wir entwickeln eng mit unserem IT-Dienstleister und einem festen Entwicklerteam zusammen, und die Leute, die das System geschrieben haben, bauen es auch weiter. Entwicklung in Deutschland und Hosting in Deutschland sind dabei zwei verschiedene Dinge: Ersteres ist bei uns gesetzt, über das Zweite entscheiden Sie.
Eine Preisliste gibt es nicht, weil der Preis am Umfang hängt: welche Bausteine Sie nutzen, wie viele Personen damit arbeiten, ob wir hosten oder Sie selbst betreiben, und was an Anbindungen dazukommt. Im Erstgespräch schauen wir uns einen echten Vorgang bei Ihnen an und sagen Ihnen danach eine Größenordnung.
Fragen zu einzelnen Bausteinen beantworten die Seiten zu PIM, DMS, billerbeck KI und Tasks.
Soll die Plattform Ihr Tagesgeschäft tragen?
30 bis 45 Minuten Live-Demo, an Ihren eigenen Beispielen. Wir zeigen Ihnen, mit welchem Baustein sich der Anfang bei Ihnen am ehesten lohnt.
