Der Vertrag ist abgelegt.
Die Frist noch lange nicht.
Verträge liegen im Aktenordner, im Postfach des Einkaufs und auf dem Laufwerk der Geschäftsführung. Wer die Frist im Kopf hatte, ist im Urlaub oder nicht mehr im Haus. Aufgefallen ist es erst, als die Rechnung für die nächste Laufzeit kam.
Aus einer Klausel wird eine klare Aufgabe.
Vertrag, Frist und verantwortliche Person gehören zusammen. Das DMS hält die Unterlagen bereit, Tasks macht aus dem Termin eine Aufgabe. Ein Workflow kann die Entscheidung vorbereiten.
Sie legen fest, wer prüft, wann erinnert wird und welche Freigabe nötig ist.
Vom Vertragseingang
zur rechtzeitigen Erinnerung.
Der Weg ist bei jedem Vertrag derselbe, unabhängig davon, ob er als PDF per Mail kommt oder eingescannt wird.
Die KI liest den Vertrag
Beim Eingang erkennt das System den Dokumenttyp und liest die Fristen aus, also Laufzeitbeginn, Kündigungsfrist und Verlängerungsklausel. Abtippen muss das niemand.
Die Attribute werden gefüllt
Welche Felder ein Vertrag hat, legen Sie je Dokumenttyp selbst fest, etwa Vertragspartner, Wert, Verantwortlicher und Kategorie. Gefüllt werden sie von der KI aus dem Dokument.
Eine Aufgabe entsteht
Die Frist landet als Aufgabe in billerbeck Tasks, bei der zuständigen Person, mit Termin und Bezug zum Vertrag. Wann und wie erinnert wird, stellen Sie ein.
Ein Workflow übernimmt
Aus der Aufgabe kann mehr werden als eine Erinnerung. Sie verschickt eine Mail an den Vertragspartner, zieht vergleichbare Verträge heran oder legt Ihnen eine Entscheidung vor.
Der vierte Schritt ist das, was eine Excel-Liste mit Fristen nicht kann. Sie erinnert Sie an den Termin, mehr nicht. Ein Workflow hat die Unterlagen schon zusammengetragen, wenn Sie entscheiden sollen.
Am Beispiel ausprobieren
Die Frist steht fest.
Den Vorlauf bestimmen Sie.
Ein Wartungsvertrag endet am 30. September. Der letzte Kündigungstermin ist der 30. Juni. Doch die Prüfung der Konditionen soll schon vorher beginnen.
Wählen Sie im Beispiel 14, 30 oder 60 Tage Vorlauf. So sehen Sie, wann die zuständige Person mit der Prüfung startet.
Was danach passieren kannWartungsvertrag
Vertragsakte · W-2027-04
- Vertragsende
- 30.09.2027
- Kündigungsfrist
- 3 Monate
- Zuständig
- Einkauf
Prüfung starten am 31. Mai 2027
Was passiert, wenn
die Frist näher rückt.
Vergleichen, bevor verlängert wird
Vor Ablauf einer Frist kann der Workflow andere Verträge derselben Kategorie heranziehen und Konditionen, Laufzeiten und Preise nebeneinanderlegen. Die Übersicht liegt dann in Ihrem Postfach, bevor Sie danach gefragt haben.
Automatische Verlängerung abbilden
Viele Verträge verlängern sich, wenn niemand kündigt. Das lässt sich so einstellen, dass der Workflow genau davon ausgeht. Geht bis zum Stichtag keine Kündigung ein, gilt der Vertrag als verlängert, und die nächste Frist steht schon im Kalender.
Erinnern, wie es zum Vertrag passt
Ein Mietvertrag braucht drei Monate Vorlauf, ein Wartungsvertrag vielleicht zwei Wochen. Zeitpunkt und Art der Erinnerung legen Sie je Vertrag oder je Kategorie fest.
Prüfen lassen, bevor etwas rausgeht
Zwischen Erinnerung und Kündigungsschreiben kann eine Freigabe stehen. Der Workflow legt den Entwurf vor, ein Mensch entscheidet, und erst danach geht die Mail raus.
Alle Fristen an einer Stelle.
Anstehende Vertragsfristen stehen in billerbeck Tasks, zusammen mit allem anderen, was Termine hat. Sortieren und suchen lässt sich nach Kategorie, Zuständigkeit und Termin.
Jede Fassung bleibt nachvollziehbar
Nachträge, Änderungsverträge und neue Konditionen hängen am selben Vorgang. Das System versioniert jede Änderung, die frühere Fassung bleibt erhalten und bleibt lesbar. Ansehen lässt sich das direkt im Browser, ohne Download.
- Der Hauptvertrag und seine Nachträge bleiben zusammen
- Ältere Fassungen verschwinden nicht, sie treten zurück
- Wer wann was geändert hat, steht im Audit-Trail
Fragen statt suchen
Was im Vertrag mit einem bestimmten Lieferanten zur Haftung steht, lässt sich in normaler Sprache fragen. billerbeck KI sucht die Stelle und nennt das Dokument, aus dem die Antwort stammt. Wer den Vertrag nicht sehen darf, bekommt ihn auch nicht als Quelle.
Sechs Fragen,
die Sie jedem Anbieter stellen sollten.
Von der Ablage bis zur Freigabe: Diese sechs Punkte helfen Ihnen, Ihre Anforderungen zu ordnen. Daneben steht, wie billerbeck sie umsetzt.
| Worauf es ankommt | Warum | Bei billerbeck |
|---|---|---|
| Zentrale, durchsuchbare Ablage | Solange Verträge auf Laufwerken und in Postfächern liegen, hilft die beste Fristenliste nichts | Volltextsuche über alle Dokumente, dazu Fragen in normaler Sprache mit Quellenangabe |
| Strukturierte Metadaten | Ohne eigene Felder für Laufzeit, Partner und Wert bleibt jeder Vertrag ein PDF unter vielen | Attribute je Dokumenttyp frei definierbar, von der KI aus dem Dokument gefüllt |
| Automatische Fristenüberwachung | Der eigentliche Zweck. Eine Erinnerung, die niemand quittieren muss, wird übersehen | Frist wird zur Aufgabe mit Zuständigkeit in billerbeck Tasks, Vorlauf frei einstellbar |
| Versionierung und Zugriffsrechte | Im Streitfall zählt, welche Fassung wann galt und wer sie geändert hat | Jede Fassung bleibt erhalten, Audit-Trail über alle Änderungen, Leserechte je Dokument |
| Freigabe-Workflows | Zwischen Erinnerung und Kündigungsschreiben gehört eine Entscheidung | Workflows mit Prüfschritten und menschlicher Freigabe, Agenten können vorbereiten |
| Dokumente aufbereiten | Zwischen Entwurf und Unterschrift wird an einem Vertrag noch gearbeitet: Anlagen ergänzen, Felder füllen, Fassungen zusammenführen | Eigener PDF-Editor im DMS, jede Fassung bleibt als Version erhalten |
Ein Hinweis zur Einordnung: Unsere Stärke liegt darin, dass der Vertrag im selben System liegt wie die Rechnung dazu, die Korrespondenz und die Aufgabe, die daraus entsteht. Ein eigenständiges Vertragswerkzeug daneben führt genau zu der Trennung, die Sie loswerden wollten.
Vertragsmanagement:
die wichtigsten Antworten.
Eine Software, die Verträge nicht nur ablegt, sondern ihre Fristen kennt. Sie erfasst Laufzeit, Kündigungsfrist und Verantwortlichkeit als eigene Felder, erinnert rechtzeitig und hält alle Fassungen eines Vertrags zusammen. Bei billerbeck ist das kein eigenes Produkt, sondern Teil des DMS.
Die KI liest die Fristen beim Eingang aus dem Dokument aus und trägt sie in die dafür vorgesehenen Attribute ein. Welche Felder ein Vertrag hat, legen Sie je Dokumenttyp fest. Nachbessern lässt sich jederzeit von Hand, falls eine Klausel ungewöhnlich formuliert ist.
Das stellen Sie ein, je Vertrag oder je Kategorie. Die Frist wird zur Aufgabe in billerbeck Tasks, bei der zuständigen Person. Darüber hinaus kann ein Workflow eine Mail verschicken, Unterlagen zusammenstellen oder eine Freigabe einholen, bevor etwas passiert.
Der Workflow lässt sich so einstellen, dass er genau diesen Fall abbildet: Geht bis zum Stichtag keine Kündigung ein, gilt der Vertrag als verlängert und die nächste Frist wird automatisch gesetzt. Sie bekommen die Verlängerung also nicht als Überraschung, sondern als angekündigten Vorgang.
Sie hängen am selben Vorgang wie der Hauptvertrag. Jede Änderung wird versioniert, frühere Fassungen bleiben erhalten und lesbar. Im Streitfall lässt sich nachvollziehen, welche Fassung zu welchem Zeitpunkt galt und wer sie geändert hat.
Vertragsmanagement ist keine eigene Anwendung, sondern das DMS mit passend gesetzten Attributen und Workflows. Wer Verträge verwalten will, bekommt die übrige Dokumentenverwaltung mit: Rechnungen, Lieferscheine, E-Mails, revisionssichere Archivierung.
Wie Aufbewahrungsfristen und Nachweispflichten geregelt sind, steht auf der Seite zum Dokumentenmanagement. Wie die Aufgaben daraus im Alltag laufen, zeigt billerbeck Tasks.
Wie viele Verträge laufen bei Ihnen gerade?
Schauen wir uns gemeinsam an, wie Ihre Verträge heute verwaltet werden. Wir zeigen Ihnen am System, wie Ablage, Zuständigkeit und Erinnerung zusammenspielen.
