Kennen Sie das?
Keine Gemeinde ist wie die andere. Diese sechs Punkte hören wir trotzdem immer wieder, bei 4.000 Einwohnern genauso wie bei 40.000.
Meldungen kommen über fünf Kanäle
Anruf, Mail, Facebook, Zettel am Empfang, Ansprache auf der Straße. Am Ende weiß niemand mehr sicher, ob das Schlagloch aus dem März inzwischen erledigt ist.
Der Vorgang liegt irgendwo
Ein Teil im Laufwerk, ein Teil im Postfach der Kollegin, der Rest im Papierordner. Fällt jemand aus, beginnt für alle anderen erstmal die Suche.
Fristen fallen zu spät auf
Widerspruchsfristen, Aufbewahrungspflichten, Verwendungsnachweise für Fördermittel: das steht in Köpfen und Outlook-Kalendern statt im System.
Dieselbe Frage, jeden Tag neu
Wann kommt der Sperrmüll, welches Formular brauche ich für den Bauantrag. Die Antworten stehen längst irgendwo, nur findet sie niemand.
Zu wenig Leute für zu viel Verwaltung
Stellen bleiben monatelang unbesetzt, die Aufgaben bleiben trotzdem. Was sich sinnvoll automatisieren lässt, sollte man auch abgeben.
Barrierefreiheit steht im Raum
Die BITV 2.0 gilt seit Jahren, und die Prüfstellen schauen inzwischen genauer hin. Nachrüsten kostet deutlich mehr, als es gleich richtig zu bauen.
Der Schadensmelder.
Eine Bürgerin sieht eine kaputte Laterne, macht ein Foto und ist in unter einer Minute fertig. Erst der Film, dann die Demo zum Selbstausprobieren.
Der Player wird erst beim Klick geladen. Bis dahin geht keine Anfrage an Vimeo.
Vom Zettel zum Vorgang
Beide Seiten in gut einer Minute: wie Hinweise heute über Postfach, Zettel und private Listen verstreut liegen, und wie derselbe Schaden über den Schadensmelder läuft.
- Melden mit Standort und Foto
- Kategorie und Zuständigkeit automatisch
- KI prüft Dringlichkeit und Doppelmeldungen
- Entscheidungen bleiben im Haus
- Rückmeldung läuft automatisch
- Status und Verantwortlicher je Vorgang
- Auswertung zeigt Häufungen
Die Meldung ist nur der Anfang.
Ein hübsches Formular allein ändert nichts. Interessant wird es dort, wo die Meldung ankommt und jemand sie abarbeiten muss.
Von der Meldung zur erledigten Aufgabe
Eine Meldung ist erst dann etwas wert, wenn klar ist, wer sie bearbeitet. Deshalb landet jede Meldung als Aufgabe in billerbeck Tasks, samt Kategorie, Standort und Foto. Von dort geht sie an den Bauhof oder ins zuständige Amt, und die Bürgerin bekommt eine Nummer, unter der sie nachfragen kann.
- Zuordnung nach Kategorie und Ortsteil, ohne dass jemand sortiert
- Status von offen bis erledigt, mit vollständigem Verlauf
- Fristen und Wiedervorlagen sichtbar, statt im Kalender einzelner Personen
- Mehrfachmeldungen zum selben Schlagloch als eine Aufgabe bündeln
- Ist der Schaden behoben, geht die Rückmeldung von allein raus und lässt sich veröffentlichen
- Nach ein paar Monaten zeigt die Auswertung, wo sich Schäden häufen
Akten, die man auch in zehn Jahren noch findet
Kommunale Unterlagen haben lange Aufbewahrungsfristen und müssen im Streitfall nachvollziehbar sein. Das billerbeck DMS legt Dokumente revisionssicher ab, protokolliert jeden Zugriff und zeigt, welche Fassung wann gegolten hat. Die Suche geht über den Volltext, nicht nur über Dateinamen.
- Volltextsuche über Akten, Rechnungen, Verträge und Ratsunterlagen
- Berechtigungen pro Amt, Rolle und einzelnem Vorgang
- Aufbewahrungsfristen hinterlegen und automatisch überwachen
- Eingangsrechnungen erfassen und zur sachlichen Freigabe weiterreichen
Antworten aus dem eigenen Ortsrecht
Satzungen, Gebührenordnungen, Merkblätter: das meiste ist längst geschrieben, es findet nur niemand. billerbeck KI durchsucht Ihre eigenen Dokumente und antwortet mit Quellenangabe, damit die Auskunft überprüfbar bleibt und niemand einer erfundenen Paragrafennummer aufsitzt.
- Jede Antwort mit Verweis auf Dokument und Fundstelle
- Betrieb on-premise oder auf Servern in Deutschland, Sie entscheiden
- Entwürfe für wiederkehrende Schreiben vorbereiten lassen
- Lange Vorlagen und Ratsprotokolle auf das Wesentliche eindampfen
Die E-Akte ist der Unterbau.
Ein Antrag, der über das Portal hereinkommt, bringt wenig, wenn er im Haus wieder ausgedruckt wird. Für die Landesbehörden gilt die elektronische Aktenführung ab 2026, und in den Kommunen stellt sich dieselbe Frage meist zur gleichen Zeit.
billerbeck DMS legt Vorgänge nach Ihrem Aktenplan ab, hält Aufbewahrungsfristen fest und macht eine Akte über ihren Inhalt auffindbar statt über den Ordnerpfad. Rechnungen kommen als E-Rechnung im Format XRechnung herein und landen im selben Vorgang wie der Schriftverkehr dazu.
Was davon für Ihre Kommune sinnvoll ist, hängt an Ihren Fachverfahren und daran, was bereits digital läuft. Das sehen wir uns gemeinsam an, bevor jemand etwas einführt.
Was die Verwaltung sonst noch fragt.
Barrierefreiheit, Datenschutz, das OZG, die Anbindung an die Fachverfahren, die Ratsarbeit: Diese sechs Punkte kommen in fast jedem Gespräch, meist schon in den ersten zehn Minuten. Deshalb hier gleich vorweg.
Barrierefrei nach BITV 2.0
Der Schadensmelder lässt sich vollständig mit der Tastatur bedienen, die Kontraste sind geprüft, und jeder Schritt ist auch ohne Karte zu schaffen. Für die Abnahme liefern wir eine Erklärung zur Barrierefreiheit mit.
Datenschutz und Betrieb
Betrieb on-premise in Ihrem Haus, bei Ihrem kommunalen Rechenzentrum oder gehostet in Deutschland. Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept und Protokollierung nach Art. 32 DSGVO gehören dazu.
Anbindung an Ihre Fachverfahren
Wir tauschen nichts aus, was funktioniert. Bestehende Verfahren binden wir über Schnittstellen an, damit Meldungen und Dokumente dort landen, wo Ihre Leute ohnehin schon arbeiten.
Das OZG und was wir dazu beitragen
Eine Schadensmeldung ist keine Verwaltungsleistung nach OZG, sie ist ein Hinweis ohne Antrag und Bescheid. Fertige OZG-Leistungen liefern wir deshalb nicht. Wir bauen die Wege drumherum und binden an, was Ihr Land bereitstellt.
Ratsinformation und Bürgerbeteiligung
Vorlagen, Anlagen und Protokolle liegen revisionssicher im DMS und sind im Volltext durchsuchbar, öffentliche und nichtöffentliche Teile getrennt. Ihr Ratsinformationssystem ersetzen wir nicht, wir binden es an.
Einführung in Schritten
Kein Projekt über zwei Jahre. Wir fangen mit einem Baustein an, meist dem Schadensmelder, und erweitern erst, wenn der im Alltag trägt und die Kolleginnen ihn wirklich benutzen.
Schauen wir uns Ihre Gemeinde an.
Für ein Gespräch richten wir den Schadensmelder vorab in Ihrem Erscheinungsbild ein, mit Ihrem Logo und Ihrer Gemarkung auf der Karte. Dann sehen Sie in der ersten Minute, wie das bei Ihnen aussehen würde.
