Keine Gemeinde ist wie die andere. Diese sechs Punkte hören wir trotzdem immer wieder, bei 4.000 Einwohnern genauso wie bei 40.000.
Anruf, Mail, Facebook, Zettel am Empfang, Ansprache auf der Straße. Am Ende weiß niemand mehr sicher, ob das Schlagloch aus dem März inzwischen erledigt ist.
Ein Teil im Laufwerk, ein Teil im Postfach der Kollegin, der Rest im Papierordner. Fällt jemand aus, beginnt für alle anderen erstmal die Suche.
Widerspruchsfristen, Aufbewahrungspflichten, Verwendungsnachweise für Fördermittel: das steht in Köpfen und Outlook-Kalendern statt im System.
Wann kommt der Sperrmüll, welches Formular brauche ich für den Bauantrag. Die Antworten stehen längst irgendwo, nur findet sie niemand.
Stellen bleiben monatelang unbesetzt, die Aufgaben bleiben trotzdem. Was sich sinnvoll automatisieren lässt, sollte man auch abgeben.
Die BITV 2.0 gilt seit Jahren, und die Prüfstellen schauen inzwischen genauer hin. Nachrüsten kostet deutlich mehr, als es gleich richtig zu bauen.
Eine Bürgerin sieht eine kaputte Laterne, macht ein Foto und ist in unter einer Minute fertig. Die Demo unten ist voll bedienbar und verschickt nichts.
Ein hübsches Formular allein ändert nichts. Interessant wird es dort, wo die Meldung ankommt und jemand sie abarbeiten muss.
Eine Meldung ist erst dann etwas wert, wenn klar ist, wer sie bearbeitet. Deshalb landet jede Meldung als Aufgabe in billerbeck Tasks, samt Kategorie, Standort und Foto. Von dort geht sie an den Bauhof oder ins zuständige Amt, und die Bürgerin bekommt eine Nummer, unter der sie nachfragen kann.
Kommunale Unterlagen haben lange Aufbewahrungsfristen und müssen im Streitfall nachvollziehbar sein. Das billerbeck DMS legt Dokumente revisionssicher ab, protokolliert jeden Zugriff und zeigt, welche Fassung wann gegolten hat. Die Suche geht über den Volltext, nicht nur über Dateinamen.
Satzungen, Gebührenordnungen, Merkblätter: das meiste ist längst geschrieben, es findet nur niemand. billerbeck KI durchsucht Ihre eigenen Dokumente und antwortet mit Quellenangabe, damit die Auskunft überprüfbar bleibt und niemand einer erfundenen Paragrafennummer aufsitzt.
Diese vier Punkte kommen in jedem Gespräch, meist schon in den ersten zehn Minuten. Deshalb hier gleich vorweg.
Der Schadensmelder lässt sich vollständig mit der Tastatur bedienen, die Kontraste sind geprüft, und jeder Schritt ist auch ohne Karte zu schaffen. Für die Abnahme liefern wir eine Erklärung zur Barrierefreiheit mit.
Betrieb on-premise in Ihrem Haus, bei Ihrem kommunalen Rechenzentrum oder gehostet in Deutschland. Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschkonzept und Protokollierung nach Art. 32 DSGVO gehören dazu.
Wir tauschen nichts aus, was funktioniert. Bestehende Verfahren binden wir über Schnittstellen an, damit Meldungen und Dokumente dort landen, wo Ihre Leute ohnehin schon arbeiten.
Kein Projekt über zwei Jahre. Wir fangen mit einem Baustein an, meist dem Schadensmelder, und erweitern erst, wenn der im Alltag trägt und die Kolleginnen ihn wirklich benutzen.
Für ein Gespräch richten wir den Schadensmelder vorab in Ihrem Erscheinungsbild ein, mit Ihrem Logo und Ihrer Gemarkung auf der Karte. Dann sehen Sie in der ersten Minute, wie das bei Ihnen aussehen würde.
