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E-Rechnung: Über die Pflicht redet jeder. Über das Archiv fast niemand.

Wenn Sie in den letzten Monaten etwas zur E-Rechnung gelesen haben, kennen Sie die Fristen vermutlich auswendig. Seit dem 1. Januar 2025 muss grundsätzlich jeder inländische Unternehmer die technische Möglichkeit zum Empfang von E-Rechnungen haben, und dafür sieht das Gesetz keine Ausnahmen vor. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz bei den erfassten inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich keine Papierrechnungen und keine unstrukturierten PDF-Rechnungen mehr verwenden. Zum 1. Januar 2028 endet die umsatzabhängige Übergangsregelung dann auch für alle übrigen.

Damit ist das Thema in den meisten Beiträgen erledigt. In der Praxis fängt es dort erst an.

Denn die Frist beschreibt nur den Moment, in dem eine Datei Ihr Haus verlässt oder ankommt. Was danach mit ihr passiert, steht in anderen Paragrafen, und die haben eine deutlich längere Laufzeit: acht Jahre, um genau zu sein.

Kurz zur Einordnung: Wer ist wann dran, und wer nicht?

Strukturierte E-Rechnung wird digital in einem geschützten Dokumentenarchiv abgelegt

Bei der 800.000-Euro-Grenze gibt es eine verbreitete Verwechslung. Gemeint ist nicht der Gewinn und auch nicht der Umsatz aus B2B-Rechnungen allein, sondern der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für 2027 zählt also Ihr Gesamtumsatz aus 2026.

Wichtig ist außerdem, dass die Ausnahmen 2028 nicht verschwinden. Auch danach muss keine E-Rechnung ausgestellt werden bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, bei Fahrausweisen, bei Leistungen von Kleinunternehmern, bei Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine, und bei bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück. Für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG greift die Regelung ohnehin nicht, weil dort gar keine Rechnungspflicht besteht.

Empfang und Ausstellung sind dabei getrennt zu betrachten. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen, empfangen können müssen sie trotzdem. Und wer zur Regelbesteuerung wechselt, ist ab diesem Zeitpunkt auch beim Ausstellen dabei.

Beim Format wird oft zu kurz gedacht

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, weil ihm das strukturierte Format fehlt. Es zählt seit 2025 als sonstige Rechnung. Das heißt aber nicht, dass PDF und E-Rechnung Gegensätze wären: ZUGFeRD ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML und erfüllt ab Version 2.0.1 die Anforderungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. XRechnung ist reines XML und braucht deshalb einen Viewer, wenn ein Mensch die Rechnung ansehen soll. Die Finanzverwaltung stellt dafür inzwischen selbst einen bereit, unter e-rechnung.elster.de.

Auch die Norm ist keine Einbahnstraße. Eine E-Rechnung liegt laut BMF insbesondere dann vor, wenn sie die Vorgaben der EN 16931 erfüllt. Daneben können Aussteller und Empfänger ein abweichendes Format vereinbaren, sofern sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben daraus richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Genau darüber bleiben EDI-Verfahren wie EDIFACT nutzbar, und zwar nicht nur bis Ende 2027.

Ein Detail, das im Alltag mehr Ärger macht als die Fristen: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine angehängte PDF-Anlage reicht dafür nicht. Ergänzende Angaben dürfen in einen Anhang, die Pflichtangaben nicht.

Der Teil, der niemanden interessiert, bis die Prüfung kommt

Nach § 14b Absatz 1 UStG bewahren Sie ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus dem Juli 2027 liegt Ihnen also bis Ende 2035 vor, lesbar, unversehrt und auswertbar.

Der entscheidende Satz aus der BMF-FAQ lautet: Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Daraus folgt der häufigste Fehler überhaupt. Wer eine XRechnung ausdruckt, abheftet und die XML-Datei verwirft, hat die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt. Dasselbe gilt für den Screenshot und für jede Umwandlung, bei der die maschinelle Auswertbarkeit verloren geht. Das Original ist der Datensatz, nicht die Ansicht.

Bei hybriden Formaten hat sich außerdem etwas umgedreht, das viele noch aus der Zeit vor 2025 anders im Kopf haben. Früher ging bei einer Abweichung zwischen Bildteil und Daten der Bildteil vor. Heute ist der strukturierte Teil der führende. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gelten die Daten aus dem XML. Praktisch heißt das: Archivieren Sie die empfangene ZUGFeRD-Datei vollständig, so wie sie hereingekommen ist, statt nur das XML herauszulösen und den Rest wegzuwerfen. Das erspart Ihnen später Diskussionen darüber, welche Datei ursprünglich übermittelt und empfangen wurde.

Dazu kommt die Unveränderbarkeit nach § 146 Absatz 4 AO: Der ursprüngliche Inhalt darf nicht unkenntlich gemacht werden, spätere Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben. Für die Buchführung reicht ein frei beschreibbarer Ordner auf dem Fileserver deshalb regelmäßig nicht aus, wenn Änderungen und Löschungen weder verhindert noch protokolliert werden.

Was das zweite BMF-Schreiben gebracht hat, und was nicht

Am 15. Oktober 2025, ein Jahr nach dem ersten, hat das Bundesfinanzministerium ein zweites Anwendungsschreiben veröffentlicht und den Umsatzsteuer-Anwendungserlass an vielen Stellen angepasst. Zwei Punkte sind für die Ablage wichtig, und zwar in dieser Reihenfolge.

Erstens eine echte Erleichterung: Allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems liegt regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Absatz 1 UStG vor. Das nimmt vor allem kleineren Betrieben Druck, die schon eine teure Archivlösung fürchteten.

Zweitens die Einschränkung, die dabei gern überlesen wird: Für Buchführung, Datenzugriff und Nachvollziehbarkeit bleiben die GoBD maßgeblich, das BMF verweist in derselben Antwort ausdrücklich darauf. Umsatzsteuerlich unbedenklich heißt also nicht steuerlich unbedenklich. Erhebliche Mängel können die Beweiskraft der Buchführung beeinträchtigen, und wenn sich die Besteuerungsgrundlagen dadurch nicht mehr zuverlässig ermitteln lassen, kommt eine Schätzung nach § 162 AO in Betracht. Automatisch passiert das nicht, ein theoretisches Risiko ist es aber auch nicht.

Neu geordnet hat das BMF außerdem den Umgang mit Fehlern und unterscheidet nun genauer zwischen Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehlern. Eine Validierung ist dabei keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung einer Rechnung, das stellt die FAQ ausdrücklich klar. Empfohlen wird sie trotzdem, und zwar am besten schon beim Erstellen und Versenden. Die Pflicht, das eigene Verfahren nachvollziehbar zu beschreiben, folgt nicht aus diesem Schreiben, sondern aus den GoBD. Wer den Weg vom Posteingang bis ins Archiv nicht aufschreiben kann, hat unabhängig von der E-Rechnung ein Thema.

Warum das nicht theoretisch ist

Im Juni 2026 hat OpinionWay im Auftrag von Quadient 300 deutsche Unternehmen zum Umsetzungsstand befragt. Drei Viertel der Befragten aus Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung bezeichnen ihre Rechnungsprozesse als digitalisiert. Nach eigener Einschätzung erfüllen die gesetzlichen Anforderungen aber nur 6 Prozent. 56 Prozent haben kein gesetzeskonformes Format eingeführt, 48 Prozent versenden ganz oder teilweise weiter Papier, und 89 Prozent gehen davon aus, die Fristen zu halten.

Diese Zahlen sind mit Vorsicht zu lesen. Auftraggeber ist ein Anbieter von E-Rechnungslösungen, und die 6 Prozent beruhen auf Selbsteinschätzung, nicht auf einer rechtlichen Prüfung. Als Stimmungsbild taugen sie trotzdem, und die Richtung deckt sich mit dem, was uns Betriebe im Gespräch schildern. Eine naheliegende Erklärung für die Lücke: Digitalisiert heißt für viele „wir verschicken PDFs per Mail“. Das ist ein digitaler Ablauf, aber noch keine E-Rechnung. Und über die Frage, ob die anschließende Aufbewahrung die steuerlichen Anforderungen erfüllt, sagt der Versandweg für sich genommen gar nichts.

Fünf Fragen, die Sie vor 2027 beantwortet haben sollten

  1. Wo liegt bei einer eingehenden ZUGFeRD-Rechnung heute die vollständige Datei, und was stellt sicher, dass sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten und auffindbar bleibt?
  2. Kann jemand eine abgelegte Rechnung überschreiben oder löschen, ohne dass es protokolliert wird?
  3. Wie finden Sie eine bestimmte Rechnung aus 2027 im Jahr 2034 wieder, auch nach einem Systemwechsel?
  4. Existiert eine Verfahrensdokumentation, die den Weg vom Posteingang bis ins Archiv beschreibt, und ist sie aktuell?
  5. Prüfen Sie ausgehende Rechnungen vor dem Versand technisch, und was passiert mit dem Ergebnis?

Wenn Sie bei drei von fünf Fragen zögern, ist das kein Grund zur Panik, aber ein Grund, die verbleibende Zeit anders zu nutzen als bisher.

Wie wir das bei uns gelöst haben

Wir sind selbst ein Betrieb mit Rechnungseingang, Freigaben und Betriebsprüfern. billerbeck DMS ist unter anderem deshalb entstanden. Der wichtigste Punkt ist dabei genau der aus diesem Beitrag: Die ursprünglich empfangene Datei bleibt erhalten, Klassifizierung, Metadaten und Bearbeitungsstände kommen ergänzend daneben, statt das Original zu ersetzen. Versionierung, Berechtigungskonzept, Audit-Trail und konfigurierbare Aufbewahrungsregeln unterstützen darüber hinaus eine GoBD-konforme Ablage. Garantieren lässt sich GoBD-Konformität durch keine Software, weil Konfiguration, Löschkonzept, Zeitnähe der Ablage und die Verfahrensdokumentation dazugehören. Wer Ihnen ein Häkchen dafür verkauft, verkürzt.

Der zweite Teil ist genauso wichtig: Ein neues Dokument kann je nach Typ und Konfiguration automatisch einen Freigabe-Workflow starten, und was ein Mensch entscheiden muss, erscheint als Aufgabe in billerbeck Tasks. Der Dokumenten-Agent aus billerbeck KI lässt sich so einrichten, dass er Belege ausliest und Fristen meldet, ohne selbst Freigaben zu erteilen. Wo eine Zahlung ausgelöst wird, gehört unserer Erfahrung nach eine menschliche Freigabe hin.

Eine Abgrenzung gehört dazu: Wir sind kein Steuerberater, und dieser Beitrag ersetzt keine Beratung. Ob eine bestimmte Rechnung unter die Ausstellungspflicht fällt und wie Ihre Verfahrensdokumentation aussehen muss, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Ein Blick nach vorn lohnt trotzdem, denn die E-Rechnung ist erklärtermaßen Vorarbeit. Das BMF nennt in seiner FAQ ein später geplantes Meldesystem, über das bestimmte Rechnungsangaben transaktionsbezogen an die Finanzverwaltung gehen sollen. Wie es genau aussieht, steht noch nicht fest, und Übermittlungswege, Meldefristen und zusätzliche Datenfelder werden dann eigene Arbeit machen. Wer seine Rechnungsdaten heute sauber strukturiert vorhält, schafft dafür aber die technische Grundlage und dürfte den späteren Aufwand deutlich verkleinern. Wenn Sie wissen wollen, wo Sie gerade stehen, bringen Sie Ihre Dokumententypen mit ins Erstgespräch, dann gehen wir sie gemeinsam durch.

Quellen