KI im eigenen Haus: Wie wir bei billerbeck künstliche Intelligenz einsetzen

Über künstliche Intelligenz wird viel gesprochen. Oft geht es dabei um Möglichkeiten, Trends und Zukunftsszenarien. Wir möchten einen anderen Weg gehen und von unserer eigenen Erfahrung erzählen: von einer KI-Lösung, die nicht als fertiges Produkt eingekauft wurde, sondern aus unserer täglichen Arbeit heraus entstanden ist.

Die billerbeck-Gruppe ist seit mehr als 100 Jahren ein Familienunternehmen. Mit unserem Unternehmen sind auch unsere Produktpalette, unsere Prozesse und die Menge an Informationen gewachsen. Weil verfügbare Standardlösungen unsere Anforderungen nicht vollständig abbilden konnten, haben wir begonnen, eigene Software zu entwickeln.
Mehr als zehn Jahre Entwicklungsarbeit stecken inzwischen in unseren Lösungen für Produktinformationen, Dokumente und digitale Workflows. Diese Systeme bilden heute die Grundlage für unsere eigene KI-Anwendung: billerbeck KI.

Warum unser eigenes Wissen entscheidend ist

Der einfachste Einstieg in künstliche Intelligenz wäre ein fertiger Cloud-Dienst gewesen. Für erste Versuche und allgemeine Aufgaben kann das durchaus sinnvoll sein. Doch schnell wurde deutlich, dass der eigentliche Nutzen nicht im allgemeinen Wissen eines Sprachmodells liegt, sondern in den Informationen, die nur im eigenen Unternehmen vorhanden sind.

Ein allgemeiner KI-Assistent kennt viele öffentlich zugängliche Themen. Er kennt aber nicht automatisch unsere aktuellen Artikelstammdaten, internen Arbeitsabläufe, Dokumente oder die Historie eines konkreten Vorgangs.

Gleichzeitig wollten wir sensible Unternehmensinformationen nicht unkontrolliert an externe Systeme übertragen. Deshalb betreiben wir unsere Lösung innerhalb einer kontrollierten Infrastruktur auf eigenen Systemen und in europäischen Rechenzentren.

billerbeck KI ist so aufgebaut, dass sie Fragen auf Grundlage der angebundenen Unternehmensdaten beantwortet und die verwendeten Quellen ausweist. Findet sie keine belastbare Grundlage, soll sie dies kenntlich machen, statt eine vermeintlich sichere Antwort zu formulieren.

Der entscheidende Punkt dabei lautet: Eine solche KI kann nur so verlässlich sein wie die Daten, auf die sie zugreift.

PIM und DMS: das Fundament im Hintergrund

Wenn ein KI-Projekt nicht den erwarteten Nutzen bringt, liegt das häufig weniger am Sprachmodell als an der zugrunde liegenden Datenlandschaft.

Produktinformationen stehen möglicherweise in mehreren Tabellen und unterscheiden sich leicht voneinander. Dokumente existieren in verschiedenen Versionen, ohne dass eindeutig erkennbar ist, welche davon aktuell gilt. Ein KI-System kann solche Widersprüche nicht einfach auflösen. Es übernimmt im Zweifel die Unordnung aus seinen Quellen.

Deshalb haben wir nicht mit der KI begonnen, sondern mit den Systemen darunter.

Das PIM als zentrale Quelle für Produktinformationen

Unser Produkt-Informations-Management-System, kurz PIM, führt Produktdaten an einer zentralen Stelle zusammen. Dort werden Inhalte strukturiert gepflegt, übersetzt, geprüft und für unterschiedliche Kanäle bereitgestellt.

Dadurch stammt eine Artikelbeschreibung im Onlineshop, im Katalog oder im Datenblatt aus derselben kontrollierten Datenbasis. Maße, Materialien, Ausstattungsmerkmale und weitere Produktinformationen müssen nicht mehrfach und unabhängig voneinander gepflegt werden.

Für billerbeck KI ist das entscheidend. Wird eine Frage zu einem Produkt gestellt, greift die Anwendung auf strukturierte und freigegebene Informationen zurück, statt zwischen mehreren widersprüchlichen Fassungen wählen zu müssen.

Das PIM sorgt damit nicht nur für konsistente Produktkommunikation. Es schafft zugleich eine belastbare Wissensquelle für die KI.

Das DMS als verlässliche Dokumentenbasis

Unser Dokumenten-Management-System, kurz DMS, übernimmt eine ähnliche Aufgabe für Dokumente.

Handbücher, Verträge, Prüfprotokolle, Richtlinien und weitere Unterlagen werden strukturiert abgelegt, mit Merkmalen versehen, versioniert und über eine Volltextsuche auffindbar gemacht. Dadurch lässt sich nachvollziehen, welches Dokument aktuell ist, welche Fassung freigegeben wurde und in welchem Zusammenhang es steht.

Auch hier zeigt sich der Wert für die KI: Eine belastbare Antwort ist nur möglich, wenn im Hintergrund eindeutig feststeht, welche Quelle gültig ist. Das DMS liefert der KI nicht nur relevante Inhalte, sondern auch die Fundstellen, mit denen eine Antwort belegt werden kann.

Ein gut angebundenes DMS reduziert damit das Risiko, dass veraltete oder nicht freigegebene Informationen verwendet werden.

Systeme, Daten und Workflows greifen ineinander

PIM und DMS stehen bei uns nicht isoliert nebeneinander. Sie sind mit digitalen Workflows und weiteren Unternehmenssystemen verbunden.

Workflows steuern beispielsweise, wie Informationen erfasst, geprüft und freigegeben werden. Dadurch ist nicht nur bekannt, wo eine Information liegt, sondern auch, welchen Bearbeitungsstand sie besitzt und ob sie bereits verwendet werden darf.

In unserer eigenen Systemlandschaft war deshalb keine nachträgliche Verbindung vollständig voneinander getrennter Einzellösungen notwendig. PIM, DMS, Workflows und KI wurden so entwickelt, dass sie direkt zusammenspielen.

Zusätzliche Datenquellen können ebenfalls angebunden werden. Dazu können beispielsweise SharePoint, SAP, CRM- und ERP-Systeme, Ticketsysteme, Datawarehouses oder eigene Datenbanken gehören.

Dabei müssen bestehende Zugriffsrechte erhalten bleiben. Eine KI darf nur Informationen verwenden und anzeigen, für die die jeweilige Person auch tatsächlich berechtigt ist. Berechtigungskonzepte, Protokollierung und eine kontrollierte Datenverarbeitung sind deshalb ebenso wichtig wie die technische Suche selbst.

Das Grundprinzip bleibt unabhängig von der jeweiligen Systemlandschaft gleich: Erst aus geordneten, aktuellen und zugänglichen Informationen können verlässliche Antworten entstehen.

Was wir aus dem Projekt gelernt haben

Die wichtigste Erfahrung aus unserer eigenen Entwicklung lässt sich in einem Satz zusammenfassen:

Wer bei der Datenqualität spart, spart an der falschen Stelle.

Produktdaten zu pflegen, Dokumente zu strukturieren und klare Freigabeprozesse einzurichten, wirkt zunächst weniger spektakulär als ein moderner KI-Assistent. Genau diese Arbeit entscheidet jedoch darüber, ob die Anwendung im Alltag einen echten Nutzen bringt.

PIM und DMS nehmen diese Verantwortung nicht vollständig ab. Inhalte müssen weiterhin von Menschen geprüft und gepflegt werden. Die Systeme schaffen aber die notwendige Struktur, reduzieren Mehrfacharbeit und machen die laufende Pflege beherrschbar.

Dadurch entsteht kein isolierter Chatbot, sondern ein Assistent, der auf dem vorhandenen Wissen des Unternehmens aufbaut.

Vom internen Werkzeug zur Lösung für andere Unternehmen

Ursprünglich haben wir unsere Systeme entwickelt, um die eigenen Abläufe zu verbessern. Mit der Zeit wurde deutlich, dass viele mittelständische Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen stehen.

Wissen ist über Jahre gewachsen und auf unterschiedliche Systeme verteilt. Erfahrene Mitarbeitende tragen entscheidende Informationen im Kopf. Dokumente und Datenbestände müssen aktuell gehalten werden. Gleichzeitig möchten Unternehmen die Kontrolle über ihre sensiblen Informationen behalten.

Aus unserer internen Lösung ist deshalb ein Angebot für andere Unternehmen entstanden. Wir geben nicht nur eine KI-Oberfläche weiter, sondern die Erfahrung aus dem Zusammenspiel von Daten, Dokumenten, Prozessen und künstlicher Intelligenz.

Zeigen Sie uns Ihre Datenlandschaft, und wir zeigen Ihnen konkret, wie billerbeck KI damit arbeiten kann. Kein Standardpitch und keine allgemeinen Folien, sondern ein gemeinsamer Blick auf Ihre Systeme, Ihre Informationen und einen sinnvollen ersten Anwendungsfall.